良好的商業記錄管理意味著更少的稅收時間壓力
但是，儘管我們大多數人肯定認為商業記錄管理是一種低效的工作，並且傾向於將其放在低優先級，但良好的記錄管理不僅使我們的工作生活更輕鬆，而且可以在稅收時間給我們真正的壓力緩解。
以下是您可以做什麼來簡化記錄管理：
1.保持業務和個人費用分開
聽起來很簡單，不是嗎？ 但這是錄製大多數人的記錄管理的一部分。 例如，如果您將潛在客戶帶出一場高爾夫球比賽，那麼這是一筆個人開支還是一筆業務開支？ （答案是私人的，因為綠色費用不是可扣除的營業費用。）因個人和商業原因而使用的車輛是另一個長期存在的問題。 您需要知道什麼是合法的業務費用，哪些不合規定，並確保您的業務記錄準確反映了這一點。
2.為所有業務費用獲取足夠的文檔
許多商業人士認為“列表”足以滿足記錄管理的目的。 例如，他們在其信用卡對賬單上有一個購物清單，並認為就購買這些購買物而言，這已經足夠好了。
不幸的是，CRA（加拿大稅務局）要求更高。 他們不會接受信用卡帳單或取消支票，因為通常會發出發票或收據時需要提供充足的費用文件。 國稅局更寬容，如果沒有收據，通常會接受信用卡對賬單和取消的支票作為費用索賠的證據。
在保存記錄方面，有兩點需要牢記：
a） 總是得到收據 。 無論你購買什麼產品，都要養成收據的習慣 - 無論多小。 一點費用也加起來，並且您需要商業記錄的文檔。
b） 如有必要，標註收據 。 除了購買日期和購買日期之外，商店周圍還有商家收到沒有任何東西的收據 - 當你盯著收據試圖弄清楚什麼是收據有問題的項目是哪種業務費用類別。
收到收據後 ，請查看收據並在其上填寫缺失/相關信息，例如收據和費用類別。
3.為您的企業獲取一個單獨的銀行帳戶
雖然商業銀行賬戶的收費與個人賬戶相比是非常高的，但商業銀行賬戶對於良好的業務記錄管理是絕對必要的。 商業銀行賬戶可以幫助您將業務和個人開支分開。 您將所有業務收入存入商業賬戶，並且只從商業賬戶中提取任何與業務相關的費用或支出。
你應該得到什麼樣的商業銀行賬戶？ 一個支票帳戶 - 最好是每月發送報表並將您取消的支票返還給您。
業務檢查有助於使您的記錄管理變得輕鬆，因為您可以使用每張支票正面的備註行來記錄費用的業務目的。
4.為商業費用使用和使用單獨的信用卡
將您的個人信用卡用於商業目的將迅速讓您陷入創紀錄的管理泥潭。 商業信用卡通過幫助保持您的個人和企業費用分開，極大地簡化了您的業務記錄管理。 （這也有助於使您的業務看起來更專業。）
5.保持商務旅行的里程日誌
如果您將任何車輛用於商業用途 ，里程記錄將對記錄管理起到很大的幫助作用。
記錄年初里程表的里程（或公里）讀數，然後在每次將車輛用於商業用途時按日期輸入里程。 保持你的里程登錄到你的車輛的手套箱中將使這一點變得簡單。 如果您有多部車輛用於商業用途，請在每部車輛中記錄里程日誌。
6.將所有商業記錄保存在特定的稅收年度
將您的業務記錄分散到整個地方對於會計或準備稅款來說是一個真正浪費時間的事情，並且在財政年度之前組織您的業務記錄管理系統將使您在需要時更容易找到所需的業務記錄他們。
7.保持業務記錄的正確時間長度
出於某種原因， 您需要保留業務記錄的時間似乎有很多困惑。 出於稅務目的，“如果您準時提交報稅表，在相關稅收年度結束後至少保留六年的記錄。” 這六年的時間從您上次使用業務記錄開始，而不是從交易發生的時間開始。
對於美國的納稅申報表，“自提交原始退貨之日起3年內保留記錄，或者自您繳納稅款之日起兩年內保留記錄， 以後到的時間為申請退稅後退還信用證或退款。如果您從無價值證券或壞賬扣除中提出損失索賠，則為期7年 “。
8.會計軟件使其變得容易
憑藉其易用性，移動設備的便捷性以及低成本，當今基於雲的小型商業會計軟件包可大大簡化記錄管理 。 對於大約10美元/月的軟件供應商，例如FreshBooks和Zoho，它們提供適用於自由職業者和獨資企業的基本入門套餐，包括發票 ，費用跟踪和簡單報告。 想想能夠通過智能手機直接發送發票，與客戶拍下午餐收據並將其記錄為費用，或使用內置計時器跟踪計費時間的優勢。
這八件事情可以讓您的記錄管理變得輕鬆並不困難。 就像很多與經營企業有關的行政業務一樣，他們只需要建立良好的習慣和持久性。 但是，如果您現在應用這些規則並貫徹執行，您將看到下一次納稅時間的巨大差異，並且您的會計會一年比一年更容易。