掌握你的檔案系統！
花時間組織你的檔案系統是至關重要的。 儘管每個人都希望擁有一個無紙化辦公室 ，但事實上許多小型企業仍然需要存儲紙質文件，如發票 ， 收據等，並且能夠在需要時方便地檢索它們。
正確提交收據尤為重要; 一個不存在或雜亂的文件系統可以在所得稅時間加上幾天的額外努力，因為你不想錯過因遺失收據而產生的稅收減免 。
如果您的企業需要接受審核，並且您無法提供所需的文件以支持您的開支，那麼您的申請很可能會被拒絕，並且您的納稅申報表會重新進行評估 。
作為一名小企業主 ，您需要能夠迅速輕鬆地在您的辦公桌上工作 。 雖然建立紙質文件歸檔系統聽起來很困難，但通過一些歸檔技巧和竅門，這項任務可以變得相對容易。
如何組織您的檔案系統
（1）坐在辦公桌前幾分鐘，找出你本能地尋找東西的地方。
我的工作站右側有一個抽屜。 當我第一次建立我的檔案系統時，我什麼也沒有。 當我尋找筆，回形針或訂書機時，儘管我知道它是空的，但它仍然是我看的第一個地方。 自然，我把筆，回形針和訂書機放在那個抽屜裡。 對我而言，這是這些物品的自然之家。
每個人都會以不同的方式處理這個問題，對一個人有用的東西可能不適合另一個人。 花幾分鐘的時間坐在您的主要工作空間，找到設備，用品和文件。 這將幫助您建立為您個人歸檔這些項目的理想場所。
（2）現在你知道你自然會在哪裡尋找信息，你必須確定一個字母，數字或主題歸檔系統是否最適合你。
你將如何將你的文書工作組織到申請類別（即費用，財務， 市場營銷 ）？
你如何找到營業費用相關的文書工作，如銀行對賬單，水電費賬單，辦公費用收據， 車輛里程記錄等？ 客戶信息如何 - 您是否根據客戶名稱搜索東西？ 通過參考號？ 這是一個關鍵的步驟，因為它將決定你如何佈置你的文件系統。 一旦你確定了你將使用的類別，決定是否需要進一步創建子類別。 在為你的文件系統購買任何東西之前，先做這件事。
（3）接下來，粗略確定您的存儲需求。
你有每天訪問的大量文件嗎？ 你每週只能訪問你的文件嗎？ 答案將決定您是否需要桌面文件夾，靠近辦公桌的兩個抽屜文件櫃或整個房間的四個抽屜橫向文件櫃。
謹慎選擇。 在查看文件櫃時允許增長 - 購買一些東西以容納您認為現在擁有的文件的兩倍。 這將限制您不得不求助和重新組織您的文件系統的次數。
（4）為了清晰和易於訪問，投資於良好的標籤制度。
能夠閱讀文件標籤聽起來很明顯，但標籤的清晰度會為您節省比您想像的更多的備案時間 。
大多數製作標籤的公司都提供與最流行的文字處理軟件集成的模板。 您可能想要考慮一個小型標籤製作系統 ，現在也可以打印出各個郵件標籤。 執行雙重任務的項目通常是明智的投資。
（5）現在您已準備好購買文件夾。
最好的投資是購買彩色懸掛文件夾（確保包含塑料標籤標籤）和普通馬尼拉文件夾。 有色懸掛文件夾最好有兩個原因：
- 他們很容易獲得
- 他們可以很容易地識別類別
例如，如果您將所有客戶端文件放在黃色文件夾中，藍色文件夾中的財務信息以及與紅色文件夾中的營銷相關的任何內容都可以輕鬆查看您應該在哪裡搜索特定文件。
簡單是最好的
KISS原則適用於建立易於使用且易於增長的文件系統。 保持簡單甜心！ 廣泛的主題類別將允許您隨著增長輕鬆添加新文件，並且無需定期升級或重新組織您的文件系統。
保持簡單還可以使您的紙張和數字文件作為整個文檔管理系統的一部分更容易。
盡可能無紙化
如果您嘗試將您的業務變成綠色 ，並轉移到“無紙化辦公室”，您可以掃描費用收據並將其與其他數字化會計信息一起存儲。 一些較新的基於雲計算的 會計軟件應用程序通過讓移動應用程序使您能夠手動記錄費用收據並實時記錄它（請參閱加拿大小型企業的最佳會計軟件 ）來幫助實現這一目標。
請記住，紙質版或費用收據的數字圖像通常可以被加拿大稅務局（CRA）接受，只要它們清晰易讀。 如果沒有，CRA可能會要求在審核或常規文件請求期間看到原始紙質文件，因此原件應始終保留規定的時間。 （請參閱我需要多久才能保留我的業務記錄？以獲取更多信息。）