減少你花費時間的5種方法
但不幸的是，不管你是否討厭，當你經營一家小企業時，文件必須完成，否則你很快就會發現你的辦公桌在所有堆積如山的紙張的重量之下坍塌。 申請要做什麼？
有兩種解決方法可能有所幫助。
您可以嘗試盡可能縮短您的時間申請（我在辦公室運作多年後幾乎完善了一種方法），或盡可能地讓您的時間盡可能充滿樂趣（我一直在努力完成的任務）。 讓我們來看看如何縮短實際花費在第一時間的時間。
盡可能切碎和回收
關於盯著你等待提交的任何一張紙的第一個問題是，“這份文件是否需要提交？”
郵件中的許多文件可以直接進入碎紙機。 例如，向其他公司提交廣告或信息來信是什麼意思？ 在處理郵件時，請閱讀一次郵件，確定一年後是否需要郵件並相應地歸檔或碎片。
機會很好，你還要提交大量不需要歸檔的文件的硬拷貝 - 甚至不應該首先打印。
例如，如果您的電子文件是有組織的，而且您正在遵循適當的備份程序 ，則無需提供發票或信函的紙質副本。
所以，當你處理那堆文件時，請撕掉“你可以不用的文件”。
使用檔案系統，使其他辦公室的雜事更容易，而不是更難。
我需要提交的大多數文件都與經商過程有關 - 而這些文件需要在完成其他任何事情之前輸入到會計系統中 。
因此，我沒有將這張收據用於打印機碳粉盒並在我的主文件系統中以“P”存檔，而是將其存檔在我的“第一”文件系統中，即按月份和年份標記的一系列文件夾。
例如，如果我在2017年9月購買了碳粉盒，那就是該文件，以及該月內發生的所有其他帳單， 收據和其他業務單據。 然後，在每個月底處理文件夾並且製作所有需要製作的會計分錄（或者如果您自己沒有這樣做，將每月文件夾交給您的會計師或簿記員）是一件簡單的事情， 。
請注意，我們經營的是服務業務 ，而不是零售業務，所以每月一次坐下來為賬戶工作。 如果您需要更頻繁地更新帳戶，則需要相應地修改每月文件夾創意。
在申請之前想想
我使用每月文件夾進行會計後會發生什麼？ 這些文件需要轉移到“主要” 文件系統 。 但我並不是根據文件的標題逐一提交每個文件，而是根據該文件在邏輯上進行歸檔，我發現申請程序更快。
讓我們再看看打印機碳粉盒的例子。
我不會在“P”下為打印機碳粉盒提交此收據，而是將其用於“辦公用品 - 收據”下的一個文件夾，這是我將文件歸檔的相同位置，例如便條紙收據或打印機收據紙。 這不僅使得提交文件更快，而且使之後查找文件變得更加容易。
在文件夾標籤上使用整個單詞和短語，而不僅僅是字母
沒有規定說創建文件系統的分部時你只限於單個字母。 如果你這樣做，你會使你的申請變得不必要的緩慢和復雜。 自定義您的文件系統，以便您可以從群組中歸檔並找到正確的位置以更快速地放置文檔。
例如，我的文件系統中沒有標有“C”的部分，我也有一個標有“客戶端文件”的部分。
“客戶端文件”中的文件按字母順序排列。 以這種方式定制您的文件系統的美妙之處在於，如果您需要，它可以隨時進一步細分和組織。 所以一個主要客戶可以在“客戶端文件”部分有一個標有她的名字的文件系統分隔符，以便查找與她有關的文檔更容易。
然後，在這個例子中，文件系統上的標籤會讀取“B”，“C”，“客戶端文件”，“D”......查看歸檔變得容易多少？
另一個提交提示，以加快您的文件：不要忘記自定義字母表。 而不是只有一個“M”部分，也要標註一個“Mc”。
保持你的“第一”文件系統接近和方便
關於使用兩階段檔案系統的另一個好處就是，如上所述，讓檔案系統的第一階段（每月文件夾）在物理上靠近您的工作區變得更容易。 如果你有密切，有組織的地方提交文件，你會更願意立即提交文件，而不是讓他們堆積如山。
因此，請將您的最新，當前和下個月的每月文件夾放在托盤中，或使用六角手風琴文件並將其放在工作區內。 大部分申請系統（我們稱之為“主要”申請系統）可以跨越整個房間，甚至完全在不同的房間中，但為了節省時間 ，您不必得到做你的第一階段申報。
如何製作趣味
我迄今為止提供的提示技巧應該可以幫助您減少花費時間並防止大腦凍結。 但是如何讓你的時間更有趣？
事實上，我在這裡提出的唯一策略是徹底賄賂，如果我申請了一定的時間，就用自己的cookie來獎勵自己。 這會起作用，但如果你有很多文件要做，可能會導致大量的英鎊。
或者，您可以採取更具藝術性的方法，對文件夾使用各種不同的顏色，並使用不尋常的字體或書法作為標籤。 無論這是否使你的申請更有趣，它肯定會使它更具吸引力。
誰知道？ 也許僅僅是因為你的申請如此有組織以至於它如此有組織將會讓它變得更有趣。