用合同保護您的計劃業務
活動策劃合同的目的是保護雙方參與。
如果你曾經和某人見過面，並且認為你們彼此都了解，但是後來才發現你們兩人對於討論的內容和接下來的步驟有著非常不同的理解，那麼你就經歷了溝通不暢的世界。 它發生在各行各業，無論是個人還是職業關係。
在某些情況下，後果可能很小，比如在下班回家的路上沒有拿起晚餐，因為您的理解是您的伴侶正在覆蓋它。 在其他情況下 - 特別是在商業領域 - 這些後果既有害又昂貴。 制定活動計劃合同可確保您和您的客戶清楚了解將要完成的工作以及共同開展業務的其他必要方面。
制定活動計劃合同時，一定要包括這五個項目。
明確指定將提供的活動計劃服務
作為活動策劃者 ，列出您將提供的活動策劃服務可能看起來是活動策劃合同中最明顯的項目。
而且，在某些方面，它是。 但是，詳細指定您將提供哪些服務至關重要，因為您的工作僅限於提供此列表中指定的服務。
活動策劃人員執行廣泛的服務，所提供的服務可能因事件而異。 一個活動策劃者可能會提供插花，另一個可能不會。 一些活動策劃者可能會協助您選擇場地，其他人則可以為客人處理交通需求。 沒有兩個活動策劃者是完全一樣的。 因此，沒有兩個活動計劃合同是完全一樣的。
雖然您的活動策劃服務將僅限於此列表中指定的項目，但還應列出不提供的服務。 為什麼？ 它可以幫助您在活動策劃合同中列出這些任務，以便您的客戶徹底了解這些服務是您不會執行的。
以書面形式提出並作為合同的一部分達成一致意見也是有幫助的，以便在計劃此事件過程中，如果您的客戶應要求您處理這些責任，那麼當您禮貌地拒絕時，您有合同要堅持下去執行這些任務。 使用廣泛的語言來保護自己免於執行不符合約定事件計劃服務領域的事情。
付款時間表
所有活動策劃合同都應包括付款條件和有關付款時間表的具體內容。 從初始存款到期日開始，並明確表示在規劃此事件之前不會開始工作，直到收到存款。 如果選擇了活動日期，請指出為了在特定選定日期提供服務而必須收到押金的日期。 提供付款時間表和有關未來付款的詳細信息，可以為每筆付款設置一個設置的日曆日期，或者將每筆付款與事件計劃過程中的一個里程碑綁定。 制定最適合您的業務和現金流量的付款時間表。 包括任何稅收和增加的費用。
條款取消
如果 - 在活動策劃過程中的任何一點 - 您的客戶取消活動會發生什麼？
不要讓這個結果失去機會！ 您的活動計劃合同應包含取消活動的條款。 這是合同的重要組成部分，可以保護您的業務和預期的收入。
指定初始保證金和所有直到取消點的付款都不可退還。 這將確保您將為已完成的工作獲得報酬。 這在事件計劃中至關重要，因為大部分工作都是在事件本身之前完成的。
考慮包括一個條款，聲明客戶負責支付提供的任何服務，直到收到有關事件取消的書面通知為止。 如果您的付款時間表的結構方式允許在常規付款之間完成工作，這一點特別有用。
終止條款
如果颶風剛到及時會對你計劃周全的事件造成嚴重破壞，該怎麼辦？ 超出您的控制範圍的情況 - 例如極端天氣或勞動停工 - 導致任何一方無法履行活動計劃合同的條款受終止條款 （也稱為不可抗力）的保護。 通過包含終止條款，在這些情況下，任何一方或雙方都免除責任。 務必指定終止的條款和時間表，例如註明取消的原因。
賠償條款
大多數合同都包含賠償條款 。 但僅僅因為它們很普遍，你不應該低估它們的重要性。 賠償條款的包含和範圍可以顯著影響您的業務。 基本上，賠償條款提供保護，如果您的客戶做了某些事情會導致您的傷害或導致第三方起訴您的損害賠償。
簡而言之，這意味著您的客戶不能要求您承擔因疏忽而造成的任何損失，損害，責任或開支。 最重要的是，在準備活動策劃合同時，除非您完全滿意條款，否則不要簽署任何內容。