按順序獲取捐助文件
你什麼時候知道什麼時候到來，然後你做什麼？ 當我要求他們完成這句話時，幾位非營利性專業人員給出了這些答案：“我知道是時候......以獲得新的捐助者管理系統了。”
- 我們所擁有的不能以我們需要的方式報告數據。
- 狗吃了我的索引卡。
- 我想了解我的捐助者的情況，並花費了大量的時間來找到答案。
- 最後一個“系統”留在他們的頭上。
- 唯一知道如何使用系統（舊的Access數據庫）的人退休了。
- 志願者的電腦墜毀，我們失去了一切。
這些理由是否適合您的非營利組織？
然而，決定你需要一個新系統是一個簡單的部分。 世界上存在一個關於競爭系統的混淆信息，並沒有簡單的方法將它們放在一起。
我轉向非營利技術的“消費者報告”尋找答案。 Idealware是一個非營利組織，通過執行無偏見的研究，然後將其轉化為易於理解的報告，文章和培訓，幫助其他非營利組織做出明智的軟件決策。
Andrea Berry，Idealware公司的合作關係和學習總監，提出了這些選擇新捐助者管理系統的步驟。
弄清楚你是否真的需要一個新的系統。
貝瑞說，首先評估你為什麼不喜歡你的系統。 這個問題可能不是你想像的那樣，切換軟件並不容易。 這需要時間，精力和金錢。
貝瑞說：“那裡沒有銀彈系統，所以確保你現在的系統真的不夠用。
例如，您可能只需要了解更多關於您所擁有的系統，而不是完全轉換到全新的系統。“
花時間來確定問題究竟是什麼。 它可能是下列之一嗎？
- 你需要更多的培訓。 也許你當前的系統具有你不了解或不知道如何使用的功能。 詢問您的供應商是否有可以訪問的培訓選項，如視頻或在線資源。
- 你需要更多的支持。 您當前的系統有哪些支持選項？ 有沒有可用且經濟實惠的支持？ 供應商是否了解您的問題並嘗試提供幫助，或者他們是否與您談話？ 他們是否有針對您的特定問題的解決方案？
- 你不明白你當前系統的所有功能。 你真的知道它不會做你想做的嗎？ 有沒有可用的文件？ 一些供應商正在努力提供更多的幫助，例如視頻，可以提問的論壇以及為非技術人員編寫的文獻。
- 你的系統太弱或太強大。 根據您的流程和預算確定係統規模是關鍵的一步。
- 你的系統太貴了。 您是否支付比您需要的更多功能？ 貝瑞說：“在與供應商談話時，請記住這是一種銷售......其本質就是'向上銷售'。 了解你的需求將有助於你不會被'閃亮的物體綜合徵'分散注意力。“
- 您的系統已過期。 也許你的系統缺少新功能。 請記住，它應該定期自動更新，或由您自己或您的供應商進行更新。 只要意識到你的系統如何保持更新。
- 供應商不再支持您的系統。 貝瑞表示，這種情況並不常見，但確實發生了，特別是如果一個較小的供應商被一個較大的供應商購買。
Idealware提供了一本工作手冊，“低成本捐贈者管理系統的消費者指南”，可幫助指導您完成此自我評估流程。
確定一個利益相關者團隊。
所以你決定切換。 下一步是什麼？
貝瑞說：“我們一直看到的是發展總監決定建立一個新系統，但沒有諮詢營銷部門，執行總監或志願者協調員 ，他們都將使用該系統。”
諮詢將要使用該系統的每個人是一個好主意。 當你頭腦風暴你需要的功能，讓每個人都有發言權。 確保每個將使用系統或受系統影響的人都有代表。 主要禮品部門中的某個人應該像應該負責籌款工作的個人一樣在場。
了解您當前的流程。
詳細列出您的籌款流程，將其標準化，並評估您對數據庫所做的一切。 詢問你的組織：
- 為什麼我們這樣做？
- 我們必須繼續這樣做嗎？
Berry說：“標準化為您提供選擇系統的靈活性......較便宜的系統不能提供很大的靈活性，因此越少的”怪異“越好，尋找現場最佳實踐並避免獨特的過程。”
在投資前消除冗餘。 例如，您輸入地址多少次？ 不要背離多年來激增的古怪手段，而是專注於你的組織目前需要的東西。
例如，您需要為電話號碼輸入設置標準。 你會記錄數字（555）555-5555或555-555-5555？ 這些都是需要考慮的重要細節。
優先考慮你希望的功能列表 。
讓大家一起使用系統或誰將從中獲得報告。 頭腦風暴你可能想要的一切，然後排列這些功能。 確定你絕對需要什麼，沒有它，系統是無用的。 首先做到這一點將使你不會陷入可能破壞預算的複雜程度。
貝瑞建議創建一個三層列表：
- 你需要什麼或者係統是無用的？
- 有什麼好，但不是交易破壞者？
- 如果金錢沒有選擇，你會想要什麼？
流行的功能通常包括：
- 捐助者參與跟踪
- 自定義字段和說明
- 捐贈者種植
- 調度功能
- 關於流行趨勢的報告
- 會員管理
獎金：查看莎莎的CRM指南，為您的組織確定正確的功能。
做你的研究。
使用Idealware。 他們已經為你做了必要的研究。 Idealware的報告縮小了領域範圍，挑選了專用捐贈管理系統的系統，然後拔出了前十名系統並提供了功能列表。
查看“低成本捐贈者管理系統消費者指南”。
使用這份報告，請列出三到四個可行的系統。
安排供應商演示。
有些供應商會來找你，或者你可以去找他們。 但是許多演示在網絡共享工具的幫助下在線播出。 有時甚至可以下載試用版。
一定要使用真實的例子來看看每個系統如何滿足您的需求。 偉大的幫助是Idealware的六個導航供應商演示技巧。
根據您的願望清單對系統進行排序 - 花俏vs.核心需求，高成本與經濟實惠 - 並為您選擇合適的系統。
您可以在線購買新系統的信用卡，但更大的系統可能需要處理和簽署合同。
Berry說：“有時你可以立即開始使用你的新系統，而其他系統需要定制。DonorPerfect Online在開始之前定制系統是眾所周知的，而其他系統，比如GiftWorks，可以很容易地使用 - 一些系統需要一個顧問才能建立起來。“
請記住，您將使用您的CRM來最大限度地改善捐贈者關係，但您甚至可以使用它來改善您的籌款策略。
Dan Quirk是Salsa Labs的營銷經理，Salsa Labs是為發展為重點的非營利組織的首要籌款軟件公司。 Dan的營銷專注於內容創建，轉換 優化 和現代營銷技術，幫助他指導非盈利性開發團隊開展數字籌款最佳實踐。