採購模塊如何在SAP中工作？
任何規模的企業都可以利用其供應鏈功能購買物品，以製造成品或提供服務。 在採購部門可以在SAP中購買物料之前，必須配置該部門的獨特基礎結構。
要設計最符合業務需求的結構，您需要了解SAP組織結構以及採購部門需要做出的決策。
SAP採購組織結構
每個採購部門都是獨一無二的，但SAP內定義的組織結構將允許公司採用最佳實踐，以最大限度地發揮系統的優勢。
- 採購組織 - 這是採購基礎設施的最高級別。 採購組織被定義為與企業的全部或特定部分相關聯的一組採購活動。
如果一家公司擁有大量地理位置獨立的地區，那麼每個地區都可能擁有自己的採購組織。 但是，擁有一個或兩個地點的小企業只能使用一個採購組織。
- 採購組 - 採購組可定義為處理通過採購組織購買的特定產品或某組產品的人員或一組人員。
在較大的組織中，採購部門通常有一些採購專業人員與某些供應商或某些類型的供應商合作。
採購文件
SAP 採購部門使用了許多采購文檔。
- 採購申請 - 如果通過生產計劃流程需要產品，則可以生成採購申請。 可以使用採購申請手動請求不屬於計劃流程的產品和服務。
申請可以由授權用戶創建，他們可以從基於網絡的目錄申請項目，或者直接向SAP系統申請申請。 如果為以前未購買的物料提出申請，則可以創建報價請求並將其發送給現有或新的供應商。
- 要求報價 - 如果產品不能從合同供應商處購買，或者價格和質量不可接受，採購部門可以向新的或現有的供應商發送報價請求（RFQ）。
供應商可以查看詢價並發回其最佳價格和條件。
- 報價 - 當供應商發回報價時，可以將其輸入SAP，然後採購部門可以進行審核和比較。
可能會與供應商進行一些談判以獲得最佳報價，其中採購部門將嘗試獲得更優惠的交貨時間，折扣或運費。
- 採購訂單 - 這是由採購部門向供應商發布的商業文件，用於識別供應商和採購部門已達成一致的所需產品或服務，數量以及協商價格。
可以設置系統，以便供應商必須確認他們已收到採購訂單。
此外，可能要求供應商發送高級送貨通知，以便有可能知道何時交付物品。
- 合同 - 可以創建一個供應商同意在一段時間內發送一定數量的物品的聯繫人，而不是與供應商的單一採購訂單。
此外，合同可以是價值合同而不是數量; 該聯繫人是在一定時期內購買的總貨物數量。
- 計劃協議 - 與供應商達成的這一協議意味著將會有合同在一段時間內按計劃的時間間隔提供這些項目。
SAP的採購功能的設計使其用戶可以幫助他們的組織為客戶提供客戶需要的訂單，而這些客戶需要這些訂單 - 並通過盡可能少地花費在庫存上來實現這一目標。
此SAP採購文章已由物流和供應鏈專家Gary Marion更新。