這是因為媒體公告和新聞稿等其他新聞或媒體文件必須簡短和簡潔。
背景資料可向記者或媒體渠道提供更多信息，而不會影響媒體諮詢或新聞稿的可讀性或標準格式。
如何撰寫背景資料
要撰寫背景材料，首先簡要介紹手頭的主題。 然後，根據您想要提供媒體的附加信息插入字幕。 以下列出了常見背景字幕或小節的一些示例。 最後，請在您的小節中酌情填寫相關信息。
由於大多數文件都是針對媒體機構的，因此請按照AP風格撰寫背景資料。 請記住，你正在為忙碌的專業人士寫作，所以充分利用小標題和易於參考的圖形。 你的研究可能涉及訪問你的客戶或組織的其他成員; 外部研究應該在背景中被大量引用，因為記者通常會想要跟踪和驗證你的信息。
考慮根據您的目標媒體插座編輯背景。 考慮一下你的理想媒體出路是為了這個活動還是你正在開展的工作，然後考慮他們是否會對你的活動的歷史，組織中人員的角色或者地理適用性手頭的工作（關於這些部分的更多內容，請閱讀下一小節！）。
儘管有上述建議，背景資料 - 像所有針對記者的文章 - 應該保持簡短。 公關作家想做的最後一件事是失去媒體的興趣！
Backgrounder的部分
背景資料的典型部分可能包括組織的歷史，當前的事件或話題，適用的統計數據或其他數據，組織中重要人物的名稱，說明和資格，關於事件或問題為何適用的直接聲明以及值得報導的內容在今天的新聞周期（以及一般情況下），與這個問題有關的地理或人口數據，以及記者可以用來創造他們的故事的一些情緒化，有趣的短片。
自由撰稿人和背景資料
自由撰稿人可能會遇到需要為尋求媒體關注的客戶撰寫背景資料，無論是初創公司，非盈利組織還是一般企業。 您可能會被雇傭寫一個背景資料，但如果不是整個媒體資料包，您的客戶更有可能需要幾種不同類型的面向媒體的文檔。 再次，媒體文件的需求經常出現在發布會，活動或新聞發布會的過程中，儘管情況並非總是如此。
如何使用Backgrounder
背景資料文件可以用作媒體資料包的一部分，例如存儲在組織網站上的資料，或者在新聞發布會期間以硬拷貝形式提供。 請注意，這意味著它應該以印刷和電子方式呈現良好。
他們經常與新聞活動一起使用，例如上演的集會或新聞發布會。 再次，他們通常會提供幾個其他文件作為媒體工具包或新聞資料包的一部分。
他們也可以用其他方式，比如向媒體介紹新組織，問題或事件的方式，或者作為談話要點的觸摸基礎。
任何其他名稱的背景資料
背景資料通常可以用其他術語來指代。 例如，它們可能與“情況說明書 ”相結合或混淆。 通常用作較大的“媒體工具包”的一部分。