包括從提供的服務到付款時間表的所有內容
四個詞應該在你的活動策劃手冊中有它們的位置： 寫下來 。 我們大多數人都聽過這樣或那樣的說法。 有很好的理由。 在談話過程中做出的承諾很容易變成遙遠的記憶或完全被遺忘。 以書面形式達成商定的條款有助於保護雙方參與，並且是商業上的必要條件。 了解如何談判最好的活動策劃合同是成功之路上的重要一步。
指定您將提供的服務
您可能認為，作為活動策劃者，您將提供什麼樣的服務是相當明顯的。 所有更多的理由來詳細描述這些。 活動策劃者提供廣泛的服務; 這裡的目標是確定你將提供什麼，以避免以後出現混淆。 無論是菜單選擇，花藝安排還是選擇場地，都要明確說明您的責任。 一旦簽署，您的責任將限於活動策劃合同中包含的特定項目。
字裡行間
在審查活動合同時，請注意細節。 仔細閱讀每一行。 然後在各行之間閱讀。 注意任何模糊的語言; 一般性問題的項目將受到解釋的影響，並可能對您和您的活動策劃業務造成嚴重破壞。
注意任何隱藏的費用或條款，表明可能會有額外的附加費用。 澄清這些加載項或進行談判，讓他們完全從事件合同中刪除。
問題，問題，問題
當你在談判活動合同的過程中，質疑每一項收費。 如果某家酒店或供應商在事件合同中列出了某件商品，則應該能夠解釋其在該商店的存在並證明相關成本 。
有時候只是要求澄清可能會導致免收費用。
不要被嚇倒。 作為年輕人，我們被教導，唯一愚蠢的問題是沒有提出的問題。 談判時，要求離開。 如果合同中的某些內容不清楚，請詢問。 如果您發現訂單項已被省略，請詢問。 現在最好問，而不是稍後支付價格。
不要接受你不想要的; 問問你想做什麼而不是
如果免費撥打本地電話對您的客人來說並不重要，因為手機可用，那麼請不要將此視為附帶的設施。 相反，請酒店將此訂單項換成對客人很重要的內容。 降低利率或折扣對您來說可能更有價值，因此請列出您不想要的那些“贈品”，然後進行談判，以獲得您需要的更好的東西。 通常提供的設施包括機場接送服務，免費健康俱樂部通行證，客房升級，互聯網服務，免費送貨和接收等。
付款時間表
確保您的活動計劃合同指定了您的付款時間表。 這包括最初的存款或保留，以及有關未來付款將如何進行的詳細信息。
付款時間表可能與活動策劃過程中的某些里程碑相關，也可能是活動之前日曆上的設定日期。 制定最適合您活動策劃業務和現金流量的時間表。 一定要包括任何稅收和增加的費用。 最重要的是，直到您收到初始保證金後才開始籌劃活動的實際工作。 如果存款永遠不會出現，那麼所有這些工作都是毫無用處的。 從字面上看。
事件取消
當你專注於規劃一個事件的時間和精力時，你腦海中最後一件事可能是取消那個同樣的事件。 但是，如果您的客戶在工作開始後的任何時候決定取消活動 - 無論出於何種原因 - 您的合同應該說明如果活動取消，會發生什麼情況。
這是保護自己， 活動策劃業務和預期收入的必要步驟。
包括在書面上的關鍵是，直到取消點前的存款和所有以前的付款都不可退還。 在活動策劃中，大部分工作都是在實際活動之前完成的。 你應該得到已完成工作的報酬。 至此，根據您的付款時間表，您可能還希望包含一條條款，聲明客戶將支付已提供的服務，直到您收到書面通知表明該活動已取消為止。
終止條款或不可抗力
終止條款 - 或不可抗力 - 被插入到合同中，以免由於無法控制的原因（例如停工停工，戰爭或極端天氣）而無法履行合同條款，從而免除一方或雙方責任。 這裡的意圖是保護您免受不可控環境引起的任何風險。 請確保您受此條款的保護並指定終止的條款和時間表。 例如，“任何一方可以在發生這種情況後十天內書面通知對方，由於一個或多個這些或類似原因而終止本協議而不承擔任何責任。”
賠償（“這不是我的錯”）
如果另一方做了導致您受到傷害或導致第三方起訴您的損害賠償的賠償條款，則會提供保護。 該條款是承諾，基本上說，另一方不能要求您對由於他們的疏忽，不履行或故意的不當行為而導致的索賠，損失，損害，責任和開支負責。 確保你的合同有這個條款。
談判時，要做好準備
在談判活動合同之前，請做好功課。 確定計劃本次活動涉及的內容並了解您想要的條款和保護措施。 您的合同應該反映出共同的責任，以避免任何片面的協議。 對另一方來說，有利於另一方。 在談判時，做個好聽眾。 注意可能會談判的合同項目以及那些讓你感到不舒服的項目。 要有信心，不要在壓力下動搖。 站穩。 除非您完全滿意條款的公平性並為您提供所需的保護，否則不要簽署任何內容。