決定是否真的需要會議
首先，決定是否計劃會議確實是必要的。
通常，我們認為正式會議是分享信息或討論主題的最佳途徑。 但是，如果您的新聞可以通過電子郵件或電話會議傳遞，或者只需將辦公室中的少數人聚集在辦公室15分鐘，則可以跳過正式會議。
只邀請那些真的需要在那裡的人
曾經被邀請參加會議，並想知道 - 半途而廢 - 為什麼你在那裡？ 不要通過邀請他們參加他們不需要參加的會議來浪費人們的時間。 這不會是一個有效的會議。 會計人員是否需要出席會議以回答預算問題？ 然後邀請一位適合該任務的會計人員。
如果需要讓同事或主管了解會議討論的內容，則不需要邀請他們參加實際會議。 簡單地準備一份會議總結，然後發送給他們。 他們會對節省時間表示讚賞，並且您有保證 - 因為您以書面形式提供了信息 - 他們充分了解討論情況。
發送會議提醒
生活很繁忙，日曆很快就會通過預定的活動進行預訂。 在會議開始前兩天發出後續會議提醒。 這將確認那些回應他們將參加會議的人員，並且如果日程安排發生變化並且主要參與者無法安排預定會議時間，還會提前通知您。
有一個議程
為了規劃有效的會議，您必須首先計劃將討論的內容。 會議的目標是什麼？ 你想要完成什麼？ 提前製定會議議程並分發給與會者。 指出開始時間並包括要討論的主題的簡短列表。 不要讓冗長的，過於詳細的議程讓自己的會議停滯不前。 按名稱指明將負責報告特定區域的任何個人。
清楚關於期望
當您首次發出會議通知時，請明確其目的和您的期望。 會議是圍繞著一個演講而展開的，與會者應該準備好記筆記嗎？ 或者這是一個頭腦風暴的會議，與會者預計會有想法和建議？
在一些企業文化中，員工聚集在一起只聽，然後回到他們的工作空間。 在其他公司，員工自由參與。 在今天的協作工作場所中，交流和分享想法不僅受到會議的歡迎， 這往往是會議本身的目的。
按時開始
如果你是通常按時參加會議的人，那麼你就會明白，當人們在15分鐘內沒有進行實際會議時，人們會不經意地進入會議室，這讓人感到沮喪。
不可避免的是，今後每個人都知道這些會議從不准時開始，所以每個人都開始遲到。 負責你的會議。 在給定的開始時間立即開始。 關上門並開始。 那些散兵很快就會得到消息說他們遲到了，他們只應該犯一次錯誤。
保持簡短
大多數會議預定一小時 - 在許多情況下 - 30分鐘甚至45分鐘就足夠了。 當分配太多時間時，通常的結果是時間浪費了。 人們在會議結束或在特定議程項目上花費太長時間後仍然徘徊不前。 保持會議簡短並且重要。
留在話題上
只有議程不會有效地開展您的會議。 堅持議程，讓討論避開切線。
解決任何題外話題，說明這是另一個會議的話題，將會私下討論，或者類似的問題。 沒有人喜歡會議的目的與其他會話背道而馳的失控會議。
在會議室外舉行小型會議
坐在同樣熟悉的會議室周圍聚集在同一張熟悉的桌子上就是這樣 - 熟悉。 為了鼓勵員工進行互動，創造性地思考並進行熱烈的討論，可以考慮在標準會議室之外開會。
如果場地和天氣允許，考慮在外面的桌子上開會。 嘗試在有沙發和小桌子的公共區域聚會，而不是使用大型會議桌和轉椅。
不要害怕採取不同的方法
如果會議的方法不起作用，不要害怕轉換課程。 例如，如果頭腦風暴會議產生一個很少有對話的安靜房間，就改變方向。 要靈活並註意整個會議的進展情況。
使用技術
計劃使用技術保持與會者參與。 在當今的數字世界中，大多數人習慣於看圖形或視頻來支持他們聽到的詞語。 在規劃會議時呼籲這種心態，並納入視聽資源。
投影到大屏幕上的計算機以及鼓勵互動的智能董事會演示文稿是標準冗長的PowerPoint演示文稿中的一個可喜變化。
發送會議摘要
在會議結束後的一天內，發出所討論內容的簡要摘要。 通過電子郵件向所有出席者，無法出席會議的人員以及需要通知的人員發送。 還包括任何行動項目，指定誰負責每個項目以及到期日期。