變通
不要將自己鎖定在特定的日期。 願意將入住和/或離開時間調整為較短的入住天數或期限以產生更好的價格。
做你的研究
如果在您的日期期間發生了另一個重大事件，則房間庫存可能很低，並且費用較高。
提前想好
盡可能提前開始合同談判。 這是一個規劃者的市場（現在），酒店渴望鎖定未來的業務。 但請密切關注酒店預測。 隨著業務水平的穩定和攀升，房價將會上漲。 此外，請確保您可以靈活調整長期合同，以考慮新的出席/預訂趨勢。
或者活在當下
短期預訂也可以節省大量費用。 在這個經濟體中，一些酒店為願意在緊張時間內舉辦活動的規劃者提供折扣。
讓它容易
清楚你的價值和你想要的回報。 提供詳細的RFP（徵求建議書），引用您的需求（住宿，會議空間和價格範圍），您想要什麼（讓步）以及您的時間安排是什麼答案。
讓他們知道你是誰
不要假設酒店知道。 提供貴公司和與會者的詳細信息，以說明為什麼您（和他們）值得您付出努力，尤其是前幾年的空置和支出數據。
一致性計數
多年來一直是忠誠的客戶？ 不要害怕提醒酒店您目前（和未來）的奉獻精神。
但是，不要讓這種熱誠讓你不要到處逛逛，以確保你為你的錢獲得最優惠的價格。
尋求讓步
酒店不會按預訂收費嗎？ 也許他們可以用其他方式提供幫助。 要求享受客房升級，降低度假費用，免費使用健身房或WiFi以及免費招待會等額外福利。 如果你從不問，你就不會知道你會得到什麼。 不過，請謹慎對待，而不是要求你的團隊規模有意義，不要讓讓步爭議妨礙其他良好關係。
注意精細打印
磨損條款，罰款費用，終止或取消政策 - 請確保您仔細閱讀小字。 罰款可以被放棄，推遲還是談判？ 可以轉售房間而不受罰嗎？
主動
請求進行審計的權利，以便您可以根據與會者名單交叉檢查酒店的客人名單。 您是否可以為遲到的註冊人，提前離開或在區外預訂的參與者獲得學分？ 甚至有可能為那些正在“走”到其他酒店（當客人由於主辦酒店過度銷售而被送到其他酒店）或沒有表演的會議旅行者獲得信貸。