如何提高研討會和商業活動的參與度

by Rob Hard

提高企業活動出席率的提示

克服對缺席參加活動或增加RSVP名單的擔憂，最重要的一步是認識到人們確實喜歡參加完善的研討會和其他活動。通過參加商務會議，參與者有機會學習新信息並與其領域的同行和領導進行互動。但最成功的會議超越了星光熠熠的主題演講和鼓舞人心的演講; 他們為每個人創造一個溫馨，友好的環境 - 這使他們更愉快。以下是您可以如何規劃一個可以吸引大量投資者的愉快商業活動。

01 - 創建一個偉大的議程

一旦主持人明白人們喜歡參加活動，重要的是創建一個值得參與的計劃。議程應該集中在一個主題上，而不是壓垮與會者，但應該有足夠的多樣性來維護與會者的興趣。例如，下面的半天研討會時間表考慮了與會者從食物到休息到演示的需求：

上午8:00到達和早餐
上午8:45歡迎辭
上午9:00主題演講嘉賓
上午10:00休息
上午10:15小組討論
上午11:30閉幕辭

02 - 對日曆和時鍾敏感

儘管議程最好，但與會者對他們何時想參加此類節目以及何時不想參加這些節目有喜好。在一些季節性行業中，這有時是一個不可能的事情。在為您的活動安排日期和時間時考慮以下事項：

參加者更喜歡上午的研討會時間表
參加者在下班後立即喜歡欣賞活動
星期二和星期四是受歡迎的會議日
如果可能的話，避免在星期五舉行會議
避免在假日和節假日前安排會議
對參加活動的參加者旅行要求很敏感

同樣重要的是建立準時開始和按時完成的聲譽 - 特別是對於年度或重複事件。

03 - 確定一個獨特和方便的位置

大多數商務會議都在酒店舉行，而且這類場所本身並不那麼獨特。你可以選擇打破模具，找到一個非常好的非酒店場地，或者你可以認識到所有的酒店都不是平等的，並找到一個偉大的酒店。這裡的要點是選擇一個客人想要去的地方。畢竟，他們將會繞過他們的日常行程，並希望享受這一盛事。考慮以下因素：

選擇一個靠近大多數與會者的場地
選擇一個場地，與會者可以盡情享受
選擇舉辦類似活動時經驗豐富的場地

有關選擇場地的更多提示，請務必查看“場地規劃活動策劃者指南” 。

04 - 編譯適當的訪客列表

成功的會議有一個特定的主題或消息以及該消息的目標受眾。編輯包含適當參加者的訪客名單是很有價值的，即使他們按重要性排列。通常，主持人將編制一份準客人名單，然後才向大眾開放會議。這只有在你試圖根據數字遊戲填補席位時才有效。

不應將商業會議，會議或研討會視為直接郵寄努力，回复率為1-3％。我更喜歡指導客戶生成具體目標參與者的具體名單 - 他們真的很想參加50％或更好的RSVP率的人。

關於與會者的最終想法：嘗試邀請具有相似等級和經驗的人參加會議。

05 - 邀請，邀請，邀請！

實現參加活動的關鍵之一就是儘早邀請人員並跟進。這意味著發送提醒給那些沒有RSVP和提醒的人。在事件發生之前發送事件提醒以確認客人通常也不是一個壞主意。

在賽事周圍產生興奮是很重要的。傳統印刷的邀請是適當的，但它也成為一種規範，以根據您的觀眾來看待電子郵件甚至社交媒體。嘗試這種方法：

在發送邀請之前向您或您的團隊親自認識的客人提及活動。
在計劃過程的早期發送一個保存日期 （紙質或電子）。
通過RSVP請求發送詳細的邀請，包括議程要點（紙質或電子）。
再次向個人朋友或熟人（電子）轉發詳細邀請，並附上個性化的說明。*
在預定活動前一至兩天（電子或通過電話）跟進確認的客人。

*您也可以選擇正式致電嘉賓並邀請個人邀請參加活動。

06 - 不要低估個人邀請的力量

無論是印刷還是電子形式的實物邀請都很好，但不應該將其視為親自向朋友，同事或熟人發出邀請的替代品（當然，除非您計劃舉辦大型研討會或大會，其中500人或更多與會者）。這是讓許多主機畏縮的步驟......他們不想拿起手機，但這可能意味著高RSVP速率（低沒有顯示速率）和不理想的結果之間的差異。

對於一些事件，分享這個責任是有幫助的。一個事件的客人名單通常由各個人維護的聯繫人名單編制，與被邀請人關係最密切的個人應直接邀請他們的客人。

07 - 建立一個提供優秀計劃的聲譽

每個人都參加了好的會議和壞會議。研討會和其他欣賞活動也是如此。對於活動策劃者來說很幸運，人們更經常享受他們參加的會議。

這裡的關鍵是幫助您的客戶建立一個提供卓越商業計劃的聲譽。看起來很簡單，如果有人喜歡參加你最後的活動，他或她更有可能參加未來的活動 - 甚至可能會帶來一位朋友或同事。

08 - 發送跟進溝通和感謝與會者

由於人們參加會議以收集新信息，因此許多與會者都喜歡收到可能已由組織中的演示者和其他人引用的額外講義和材料。後續活動是分享這些信息的好機會，並向參加此次活動的人士致以謝意。

感謝信和跟進溝通是許多組織經常忽略的東西，但那些沒有獲得好處的人。