您的企業的“普通和必要”費用通常可以免稅
跟踪所有業務開支將大大減少您的稅務負債。
什麼是合法費用？
基本定義是，對於您的行業或專業來說，開支必須是“普通且必要的”。 該定義直接來自稅法（國內稅收法規第162節;也參見財政部規章第1.162-1節）。 美國國稅局在出版物535“商業費用”中說：“一筆普通費用是一種在您所在行業中普遍和被接受的費用，一筆必要的費用是對您的貿易或業務有幫助和適用的費用。”
我們在分析費用時做出五點區分。 我們將個人開支與業務開支分開。 我們將業務支出分為三大類：銷貨成本，資本支出和可抵扣支出。 一些費用可能只能部分抵扣，或者根本不能抵扣。 因此，五個區別是：
- 個人支出
- 業務支出
- 商品銷售成本
- 資本支出
- 可抵扣費用
分離個人費用
當費用可能部分是個人的，部分是與業務相關的時候會出現問題。 一個常見的例子：一位自由職業者可能會將她家中的一個房間用作辦公室。 在這種情況下，我們將測量辦公室和整個房子的平方英尺，並找出百分比。
然後這個百分比將用於衡量共享費用的業務部分，例如租金，保險和公用事業。 這些費用的業務部分將成為家庭辦公室扣除的一部分 ，而其餘的費用將是個人性質的。
一般規則：“一般來說，你不能扣減個人，生活或家庭開支，但如果你有一些部分用於商業用途和部分用於個人用途的費用，請將商業和個人部分之間的總成本分攤。您可以扣除業務部分“（IRS，出版物535，業務費用，個人與業務費用部分）。
記賬提示：記錄所有費用。 通過這種方式，您可以檢查您的費用，並詢問您的會計師是否可以扣稅。
銷貨成本
銷貨成本是庫存費用和與庫存相關的費用。 製造商，批發商和零售商跟踪他們生產或購買轉售產品的成本。
一般規則：“如果您的企業製造產品或購買它們進行轉售，您通常必須在每個納稅年度的開始和結束時評估庫存以確定您銷售的商品成本。
您的一些業務支出可能包括在計算銷售成本的成本中（國稅局，出版物535，業務支出，關於銷售成本的章節）。
有關詳細說明， 請參見出版物334，小型企業稅務指南，第6章如何計算銷售成本。 另請參閱出版物538“會計期間和方法”的“存貨”部分。
資本支出
一些費用記錄為資產，並通過折舊隨時間恢復成本。 這些費用被稱為資本資產，因為它們的成本被資本化為業務資產，並且成本在一段時間內通過折舊扣除。 資本支出的例子包括電腦，家具，設備和房地產。
一般規則：“您必須將三種成本資本化：業務啟動成本，業務資產和改進。” （出版物535）。
跟踪業務費用
就我個人而言，我使用全功能的會計軟件來追踪我的收入和支出。 但後來我又是一名會計師，並且很喜歡使用Quickbooks和Sage Peachtree等軟件。 我強烈推薦這些計劃給小企業。 使用全功能的會計軟件將幫助您監控公司的健康狀況。
全功能的會計程序可能需要一段時間才能習慣。 所有功能和實用程序都很容易受挫。
作為額外的好處，更好的稅務軟件程序允許您從Quicken或Money中導入數據。 為了使您的稅務準備過程盡可能順利，我建議花一些時間確保您的費用類別設置正確。 您可以在所有個人財務和會計軟件中添加，刪除和修改類別。 通過直觀易記的類別，您將能夠生成有意義的報告。 而且大多數程序會讓您將類別鏈接到稅表上的特定行項目。 設置這一點可以大大減少您準備納稅的時間。
我提到的所有會計計劃都可以產生利潤和虧損報告（稱為會計師的損益表 ）。 這些報告可幫助您分析您的自由職業企業在做什麼，您是否有利可圖，以及您如何花錢。 如果您決定聘請稅務會計師，請提供這些報告以加快準備您的納稅申報表。