建立有效的應收賬款管理策略是經營成功業務的關鍵部分。 儘管如此，我們還是經常處理那些沒有採取有條不紊的方法來處理這種情況的中小企業，而且他們更糟糕。 改善和優化應收賬款流程為該錶帶來了許多好處，而且它們不僅適用於AR本身。 精簡高效的AR流程也對營銷，銷售，客戶服務和整體運營產生積極影響。
所以，投入時間和精力來改進它是非常值得的。
為什麼優化應收帳款問題
與許多企業主一樣，您可能不會立即看到主動優化應收賬款流程的好處。 然而，如上所述，這樣做可以大大改善您業務的許多方面。 它防止現有資本浪費，從而增加流動性。 反過來，一家企業能夠更好地減少債務，降低成本，增加資金，並在許多情況下超越競爭對手。
優化應收賬款流程的一個關鍵部分就是要儘早啟動流程。 通常情況下，企業非常希望進行銷售，以便將事後應收賬款視為事後處理。 儘早開始流程意味著在客戶關係的早期階段討論付款條款等事情。 在這個過程的早期，讓一個新的客戶在電子支付的過程中成為積極主動地處理這種情況的另一個例子。
然後，在做其他事情之前，盡可能在過程中儘早讓貴公司儘早將應收帳款作為優先事項。
典型的應收賬款陷阱
企業主往往會將應收帳款推到背後，假設單獨保持良好就夠了。 然而，不良的AR實踐會給企業帶來一系列問題。
從提供信貸給不合格的客戶到未能及時跟進逾期賬戶，不良的AR實踐會從業務中吸收時間，金錢和生產力。 他們經常產生連鎖反應，幾乎涉及公司運營的每個方面。 最糟糕的部分是很多問題都很容易避免。
其他與AR有關的常見問題包括：不適當地應用和分配現金支付，不注意發票和賬單的準確性，以及未能生成和正確使用報告以解決潛在問題。 這些和其他失誤中的任何一種都會對即使是非常成功和有利可圖的業務也造成影響深遠的問題，因此，儘早採取措施予以糾正是非常值得的。
優化這五項活動以改進應收賬款處理
優化應收帳款流程似乎從一開始就令人望而生畏。 但是，通過對這種情況採取有條不紊的方法，您可以實施相應的更改，從而實現相當快速和顯著的改進。 為了您的方便，我們已經確定了五項活動，如果適當優化，這些活動將顯著改善您的應收賬款流程的整體功能，從而為您的整個業務帶來許多令人興奮的收益：
- 保持準確的客戶數據 - 集中主數據流程以確保客戶賬戶和信息的準確性是建立和維護有效應收賬款流程的關鍵部分。 例如，不正確的地址可能導致發票被郵寄到錯誤的地方，導致延遲付款。 應該對客戶賬戶進行一致審計，以檢查異常或不適當的付款條件，信用額度，折扣等異常情況。 客戶數據的變更應該適當地形成文件，並且應該設置控制措施以防止未經授權的人員訪問或編輯數據。
- 建立一個清晰，簡明的信用審批流程 - 為了促進銷售，企業常常陷入不利的信用習慣 。 當然，這會導致一個惡性循環，最終可能對公司造成災難性的後果。 擴大信貸可能是一件非常好的事情，但必須建立明確的過程。 它應包括明確的指示，說明何時以及如何評估和優先信貸限額，何時擱置賬戶以及申請流程如何運作。 由於情況發生變化，應該定期審查信貸審批程序。
- 建立有效的結算流程 - 客戶的結算和發票必須準確並簡化才能生效。 定價錯誤，計量單位等可能造成嚴重破壞。 此外，發票必須及時創建和發送，並且生成方式應該一致並定義。 改善計費和開發票的一種方法是盡可能地自動化，所以不要害怕依靠技術。 使用例外報告查明有問題的帳戶。 如果可能的話，建立一個客戶門戶，將一些工作轉移給客戶，同時賦予他們一種自主感。
- 確認現金申請流程 - 抵達後，必須正確地申請付款。 它們應該適用於正確的客戶和適當的發票。 否則，如果以後出現爭議或問題，試圖解決初始問題將非常困難。 還應該快速應用付款，以確保在任何特定時刻，您知道哪些帳戶是最新的，哪些帳戶已過期。 優化流程的一個潛在方法是提供有限數量的支付選項以簡化操作。 在截止日期之前及時並且很久之前過帳日記帳分錄。 在可能的情況下，避免將現金轉儲到懸疑賬戶中，直到您有時間確定其實際應該到達的地點為止。
- 優化收款流程 - 正確優化應收賬款可以更及時有效地收款。 例如，在正確應用付款時，很容易確定哪些帳戶有可能違約。 收集工作應該是一致和有條不紊的。 應該建立明確的談判付款計劃的流程，以確保它與公司的總體目標相吻合。 應盡可能自動執行流程，以減少手動輸入錯誤的風險。
採用改進應收賬款流程的八項最佳實踐
美國生產力與質量中心（APQC）制定了一套稱為開放標準的標準。 它們概述了應收賬款處理的最佳實踐，並且在您磨煉AR流程時應該證明它們是非常寶貴的。 為了您的方便，我們總結了APQC開放標準中最重要的八點：
- 消除接收付款的障礙 - 例如，調查您的客戶，了解哪些付款方式對他們最有效。 從那裡，請考慮提供不同的付款選項，以便客戶能夠更輕鬆地按時付款。
- 優先考慮信用管理 - 不要僅僅為了保持銷售不變而擴大信用。 這個策略長期反彈，只是由於信用管理流程不佳而可能出現的許多潛在問題的一個例子。
- 定期評估應收帳款 - 建立監控和評估應收賬款狀態的具體時間表。 理想情況下，每周至少應該做一次。 越早發現錯誤，您就能越早糾正錯誤 - 並且越不可能為您的業務造成重大問題。
- 考慮縮短付款條款 - 沒有法律規定所有客戶都必須有30美元的付款條件。 通常情況下，使用較短的付款條件會促使付費較慢的客戶至少更快地付款，因此這是一個值得考慮的選項。
- 創建賬單爭議解決流程 - 建立處理賬單爭議的具體流程。 這不僅會簡化流程，而且還會提高客戶的整體滿意度，因為您的團隊在發生爭議時會準確知道該怎麼做。
- 自動化 - 研究不同類型的軟件和其他形式的技術，以盡可能多地自動化應收賬款流程。 不僅可以消除人為因素，整個過程的準確性和可靠性也會更高。 許多計劃都很昂貴，但由於錯誤較少，而且在許多情況下，員工生產力也得到了提升，因此投資回報率相當可觀。
- 建立一個前瞻性的收集流程 - 將收藏放在首位，並通過建立清晰簡潔的收藏策略來加以實施。 理想的情況是，儘早干預。 當一個賬戶進入過期到期的專欄時，您的團隊應該全面了解並知道該做什麼。
- 電子賬單 - 如果您有辦法做到這一點，請以電子方式開賬單客戶。 雖然會有一些人不能支持電子發票和付款，但大多數公司現在都在使用這種方式。 您必鬚髮送的紙張檢查越少，必鬚髮送的郵件越多，整個過程就越簡單，越準確。
正如你所看到的，你不必從頭開始改進和優化你的應收賬款。 您可以選擇同時佔用一個區域，也可以全速前進並一次完成整個區域。 無論哪種方式，您為優化應收賬款而採取的任何步驟都將長期得到回報。