對於許多企業而言，除非出現問題，否則應付賬款部門不會受到很多關注。 但是，運行良好的應付賬款部門還有很多工作要做。 相反，還有很多問題可能來自一個只是一瘸一拐的問題。 這個部門通常對企業的現金流量產生巨大的影響，並且通過利用與供應商的支付協議可以獲得或失去機會。
一個經營良好的應付賬款部門應該能夠利用批量折扣和提前付款折扣，並確定最佳的方式來保留大部分現金用於其他費用和投資。 該部門還應該能夠確保供應商根據協議和合同履行其義務 ，因此如果不符合數量或質量標準，則問題得到解決並採取適當的糾正措施。
常見的應付賬款問題
儘管削減成本和釋放現金有很多機會，但企業在嘗試實現這些目標時還面臨許多障礙。 佳能2014年應付帳款優化研究發現，紙張處理是許多組織面臨的最大問題之一，處理紙質發票是最大的問題。
其他主要關注的問題是：
- 確保付款按時完成
- 簡化發票審批流程
- 與供應商取得最佳付款條件，並確保雙方都履行義務
- 處理各種供應商會計和發票系統
- 記錄和驗證數據和交易的安全性
列出的許多問題由於依賴紙質發票而變得更糟或者造成了問題。 丟失的文書工作在許多組織中是一個常見問題，導致延遲或錯過付款。 此外，雖然一些企業有興趣將文書工作數字化，但大多數供應商仍在郵寄紙質發票或通過傳真發送。
大多數小企業都處理他們自己的應付賬款文書工作，其中大部分都是手動完成的。 由於很少有供應商轉向電子賬單，大多數組織都花費大量人力手動輸入數據並創建文檔的數字副本。
紙質文件的使用經常會減慢發票審批流程，因為必須製作副本並將其交付給適當的管理人員進行審核。 當文書工作無法以數字格式輕鬆訪問或獲取時，分析數據並確保獲得最佳付款協議以及履行義務是一項挑戰。 如果企業在需要時無法支付款項，那麼準時和早期支付折扣協議很容易丟失，因此與文書工作相關的問題可能會很昂貴。
改進和優化
由於與應付賬款部門的正常運營相關的一些問題源自相同的根本原因，因此組織也可以做出一些調整，以便同時處理許多問題。 企業可以簡化其應付賬款部門流程的三種最有效的方式是：
- 使用對象字符識別來數字化文書工作
- 利用供應商可以訪問的在線門戶
- 創建管理工作流程
OCR
雖然許多公司通常利用掃描儀來創建文書工作的數字副本，但這通常只涉及創建保存在計算機上的文檔的圖像。 這意味著信息仍然需要手動輸入到數據庫中，因此儘管記錄丟失問題較少，但仍然很耗時。
對象字符識別或OCR涉及掃描文檔並從中檢索數據。 這些數據可以自動添加到數據庫或電子表格中。 OCR程序有助於減少人工輸入數據錯誤的問題，並允許在收到文書工作後儘快輸入信息。 OCR幾乎與員工掃描文檔以創建圖像文件的時間相同，並且通常不需要任何額外的步驟。 根據Gartner，有些組織能夠發布80％或更多的發票，而無需員工直接參與。
供應商門戶
簡化將發票和數據輸入集中系統的流程可以幫助企業創建或利用在線門戶，使企業及其供應商能夠跟踪訂單，查看發票並查看付款時間。 將這些數據提供給組織中的許多人員可以幫助確保應付賬款部門有適當的監督，並有助於加快審批發票所需的時間。 讓供應商訪問門戶網站可以使這些企業提交發票和追踪付款，並且了解收到的物品或發票問題的任何問題。
建立工作流程和流程
然而，一個組織決定處理他們的數據管理工作，重要的是有一個既定的流程來管理賬戶和付款。 這使企業能夠確保運營正在發揮作用，並找出可能導致錯誤或延誤的繁瑣或替代方案。 據德勤表示，這些流程應詳細說明應收賬款部門在收到發票時的作用，數據的輸入和共享方式以及批准發票的流程。 還應該有指導方針來確定處理支付不同類型供應商的最佳方式。
儘管許多供應商在30或90天內提供了付款折扣，但如果這樣做會妨礙組織的現金流量，則可能不值得這種折扣。 確保公司和供應商都符合合同或協議的規定也是至關重要的。 建立處理這些問題的工作流程可以幫助組織做出正確的選擇。
如果供應商沒有及時交付足夠數量或適量的庫存，那麼在這些問題得到解決之前，公司可能不希望支付發票。 在確定發生這些問題時應該做什麼時，工作流程可能至關重要。 此外，還需要及時支付給供應商的款項，以防止延遲付款失去折扣或招致罰款。 每個供應商協議都需要記錄並隨著情況的變化而更新，流程應確保每個賬戶得到適當的處理。
創建工作流程也可能有助於公司：
外包
數字化記錄，實施OCR和使用供應商可以訪問的門戶網站可能不是小型企業所必需的，但企業不應該認為成本會阻止企業獲得這些優勢。 雖然建立和維護電子系統的成本對於許多中小型組織來說可能是過分的，但內部通常不是必需的。 組織可以將這些任務外包給各種第三方提供商。 從設立OCR流程到幫助公司創建分析供應商合同的工作流程，組織可以獲得外包援助。
雖然組織可能無法自行承擔實施各種IT系統的成本，但由第三方處理這些IT系統往往非常經濟。 企業將需要比較使用外部各方開發這些系統的成本與釋放現金的潛在節約和價值，但外包允許組織利用通常會過於昂貴的技術和系統。
- 確保為每個新訂單創建採購訂單
- 驗證發票是否符合收到的產品並達到合同協議
- 檢查記錄以確保付款已經完成，按時完成並且沒有重複
- 確定支付發票的最佳方法，例如通過電子轉帳或信用卡來降低費用