申請雇主識別號碼（EIN）
您的EIN是專門為您的企業分配的唯一號碼，用於IRS目的。 當向聯邦政府和州政府機構報告有關員工的信息時，此編號標識您的業務。 這些信息的例子包括代表他們支付的總收入和稅款。 您可能會聽到EIN被稱為表格SS-4或稅號 - 這些與EIN相同。
直接通過IRS申請您的EIN。 完成此交易的最便捷方式是通過在線應用程序。 但是，申請也被傳真和郵件接受。
檢查額外EIN要求的州和地方法規
雖然許多州和地方接受您的聯邦EIN身份證明，但有些確實需要單獨的號碼用於稅務目的。 例子包括紐約，馬薩諸塞州和南卡羅來納州。 您可以通過訪問相應州的小企業網站來確定您的城市和/或州規定。
了解獨立承包商與員工之間的差異
無論您是僱用獨立承包商還是員工，都會對收入，醫療保險，社會保障和失業稅的支付方式產生重大影響，因此理解這兩者之間的區別至關重要。
基本測試歸結為以下三個問題：
- 雇主是否控制何時，何地以及如何完成工作？ 如果是這樣，那麼該員工可能就是一名員工。
- 雇主是否控制工作的財務方面？ 例如，費用是否報銷？ 雇主是否提供與工作相關的工具，例如電腦？ 如果是這樣，那麼該員工可能就是一名員工。
- 這種關係是否在持續進行中，還是被雇用於某個特定項目而不期望繼續工作的員工？ 雇主是否向工人提供健康保險和帶薪休假等福利？ 如果關係正在進行和/或是否提供了福利，那麼該員工可能是一名僱員。
獲取所需的員工表格
一旦你的文件準備妥當，你就準備僱用你的員工。 務必在就業的前幾天收集稅款和薪資信息，以確保他們及時獲得第一筆薪水。 您可能希望鼓勵員工使用直接存款以加快付款速度。
每位員工必須填寫一份聯邦所得稅預扣表W-4，該表格允許您計算正確的預扣稅。 員工還必須填寫I-9表格，以確認他們在美國合法工作。
選擇您的薪酬期限
您擁有的薪酬期越少，完成工資單就越容易。 但是，一些州要求員工按照一定的時間表收費，例如每週或每兩週一次。 如果您希望每周少於一次地運行工資表，請聯繫您的國家勞工部以確定您的建議工資期是否符合國家法規。
創建工資相關流程
在您能夠發布準確的工資支票之前，您需要一種跟踪員工工時的方法。 有許多工具可用於此目的，從基本登錄表單到追踪員工在手機或計算機上的活動的平台。 如果您計劃提供支付休假時間，加班工資和其他福利，則制定支付休假政策也很重要。
另一方面，您必須制定一個流程，確保扣除福利，稅款和類似費用後，才能代表您的員工向適當的供應商和代理機構支付費用。
選擇一個工資平台
如果您計劃在內部處理工資單，請確保您或您的簿記員對此任務的細微差別感到滿意。 有幾個高質量的工資單平台可以讓事情更輕鬆。 但是，大多數小型企業更喜歡外包控制器服務，因為這些專業人員具備準確且準時生產工資單的知識和經驗。
製作您的工資單
一旦您或您的控制員將員工的個人信息輸入到您的薪資系統中，您就可以開始第一次工資發放。 使用適用於每小時（非豁免）工人的計時工具，輸入或報告每個工作小時數。 受薪（免除）工人不必報告他們的工作時間。 他們每週支付相同的金額。
注意：如果您在會計中進行成本核算，您仍然希望受薪員工跟踪他們的工作時間。 它不會考慮到他們的每週工資，但是你會希望能夠準確地分配工作時間來理解成本。 考慮使用時間跟踪程序與您的總賬會計軟件同步生成這些報告。 許多人也會與薪資同步，因此您可以將其用於受薪員工和小時工。
保留必需的記錄
為了國稅局的目的，必須保留某些與工資有關的記錄。 作為一般規則，您必須保留所有正在就業的個人的所有記錄，而不論其任期的長短。 許多記錄必須在就業終止後的一段時間內保留。 例如，就業稅記錄必須保留至少四年。 具體說明可通過IRS獲得。
計算和支付聯邦和州工資稅
最後，你作為雇主負責繳納工資稅，並生成某些報告。 一般來說，報告要么是每季度要么是每年一次。 利用國稅局和州稅務局提供的資源，確保所有稅收和報告得到適當處理。
準確準時的工資是您業務中最重要的責任之一。 首先，薪資錯誤是打亂員工的絕好辦法。 其次，稅收錯誤可能導致重大罰款和處罰。 仔細考慮你的工資單將如何處理，以確保你避免最常見的陷阱。