使用通訊與您的客戶保持聯繫
考慮你每週或每月閱讀多少通訊。 你喜歡讀書和讀書嗎？ 你覺得其中的文章和其他信息有幫助嗎？ 你知道誰或什麼公司生產它們嗎？ 當然，你呢！ 以下是關於如何為您的小型企業創建簡報的提示。
新聞稿格式
新聞通訊可以以多種格式製作。 對於企業而言，最經濟和最容易接受的新聞稿格式是純文本電子郵件，HTML電子郵件， 網站上的HTML頁面，PDF和印刷文檔。 每種新聞稿格式都有其優點和缺點。 （請參見下表。）
決定使用哪種新聞稿格式以及發布新聞簡報的頻率可能是一個反複試驗的過程。 例如，多年前，我們的通訊開始為每月一次的純文本電子郵件。 這只需要每個月大約兩個小時的時間。
隨著時間的推移，純文本已經不夠用了 - 用戶期望在新聞通訊中看到圖像，圖形甚至視頻。
所以我們嘗試了HTML時事通訊設計。 這些時事通訊非常吸引人，但似乎需要很長時間才能製作出來，每個月大約4-5小時。
但它似乎仍然不是我們的讀者或我們完全喜歡閱讀的內容。 我們目前的新聞稿格式為PDF格式，反饋顯示每個人都喜歡新格式，可以在桌面或移動設備上閱讀。
製作需要相當長的一段時間，但當你喜歡創意時，看起來並不是那麼糟糕。 我們使用MS Publisher設計新聞稿並將其保存為PDF格式。 您也可以從MS Word或其他新聞簡報創建工具（如Adobe InDesign）創建PDF文檔。
通訊格式優點和缺點
| 格式 | 優點 | 缺點 |
| 純文本電子郵件 | 容易格式化 | 已過時 - 僅限於文本 - 不能包含圖形或花哨的格式 |
| 不需要昂貴的軟件 | ||
| HTML電子郵件 | 視覺上吸引人 | 大小受限制 |
| 允許創造性 | 只有在閱讀器在線時才能完全查看 | |
| HTML網頁 | 無盡的設計可能性 | 花時間去設計 |
| 有很多內容和圖形的空間 | 讀者必須在線才能查看 | |
| 可以像你喜歡的那麼大 | ||
| 不需要以電子郵件附件的形式發送 | ||
| 無盡的設計可能性 | 格式越大，生產時間越長 | |
| 有很多內容和圖形的空間 | 需要有一個可以生成PDF內容的應用程序（或一個轉換程序） | |
| 可以像你喜歡的那麼大 | ||
| 只能發送帶有指向頁面鏈接的文本電子郵件 | ||
| 讀者可以保存到他們的電腦並在閒暇時閱讀 | ||
| 打印 | 無盡的設計可能性 | 昂貴的打印和郵件 |
| 有很多內容和圖形的空間 | ||
| 可以像你喜歡的那麼大 |
通訊內容
許多人考慮為他們的小企業創建一份通訊，詢問應該包括哪些時事通訊內容。 再次，你的目標受眾將是決定你想要包括什麼的主要因素。
但是不管你的觀眾是誰，一定要及時地提供你的通訊內容。 如果世界性事件可能會影響您的行業，請務必添加顯示各種可能觀點的新聞稿內容。
許多讀者（和未來的通訊編輯）要問的另一個問題是，“你在哪裡找到你的通訊內容？” 其實，我的通訊中的大部分內容都能找到我。 我自己寫新聞稿內容，但也包括其他作者和來源的信息。
一旦您開始發布新聞通訊，除了將其發佈到您的網站上或通過電子郵件發送到您的客戶名單之外，您還可以將其提交給Ezine目錄。
大多數這些目錄會問你是否接受通訊內容。 通過回答是，作者將提交他們的文章為您的通訊。
BestEzines.com允許您按類別提交您的通訊或電子雜誌，並由訪問者進行審查。
查找簡報內容的另一種方式是閱讀其他類似於您的或類似市場的新聞簡報和博客。 如果您發現您想要使用的特定文章，博客或其他時事通訊內容，請聯繫通訊編輯或文章的作者，並在繼續之前要求使用它並將其包含在您的通訊中。 編輯會明白你實際上閱讀他們的通訊內容，作者通常喜歡他們的文章出現在其中的出版物的副本，並可能會要求復印或訂閱你的通訊。
一旦找到作者，您可能會被添加到他們的郵件列表中，他們會向您發送適合您的通訊的未來文章。
您還可以從各種收集文章的網站中挑選文章，嚴格地將其作為新聞稿內容提供。 一個例子是EZineArticles.com。
有關您的新聞稿可能內容的其他想法是：
- 本月的特殊日期，
- 笑話或打油詩（確保他們沒有攻擊性），
- 有用的鏈接和提示，
- 填字遊戲或詞搜索困惑，
- 感言，
- 您的客戶或聯繫人的個人資料，
- 書評，
- 您所在行業即將舉辦的活動（ 貿易展覽等），
- 當然還有關於您的業務提供的信息。
以上關於通訊內容的一些建議將通過電子郵件，博客或只是瀏覽“網絡”來獲得。 請務必在您的電子郵件程序和瀏覽器收藏夾列表中的某個區域放置一個文件夾，以查看任何看起來不錯的時事通訊內容。
無論您是否選擇在您的通訊中加入廣告都是您自己的選擇，但不要過分。 這是一種賺取幾美元的方式來抵消你的時間，但問自己一個問題：“我想在通訊中看到多少廣告？”
另外，通過示例來學習。 你喜歡和不喜歡的其他新聞簡報是什麼？ 只要記住在決定什麼包含在你的通訊中時要考慮你的讀者。 詢問他們的反饋意見以及他們希望在即將發生的問題中看到的內容。 製作成功的通訊並不是那麼困難，但你必須確保抽出時間來定期做。
推廣通訊
您的通訊成功的下一步就是推廣它。 以下是一些建議：
- 將您的文章檔案包含在您的網站上，並確保為您的訪問者提供註冊電子郵件地址表。
- 在您的電子郵件中使用的簽名行中放置一個鏈接到您的簡報。
- 如果您撰寫文章，請務必在最後包含的聯繫信息中添加關於您的通訊的短句。
- 邀請您的通訊讀者將您的通訊每一期發給他們的朋友和同事。
- 如果允許，請通告您當前的電子郵件討論列表上可以找到當前的電子郵件問題。 不要包含新聞簡報，只需說明人們如何獲取它以及如何註冊以便自動接收。
- 與其他通訊發布商交換廣告或信息。
- 一定要提交你的通訊到各種提交網站，如我上面提到的那些。
無論您如何選擇格式化您的通訊或您選擇將其納入其中，通訊是展示您業務的最佳方式之一，建立您所在領域專家的可信度，並與您的聯繫人保持聯繫。
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