採購訂單通常是預印的，由零售商的財務管理系統生成的編號文件。 換句話說，如果您使用QuickBooks等會計軟件，當您從供應商處訂購產品時，它會在系統中為您創建採購訂單。 採購訂單的目的是在會計或POS系統中創建可跟踪的文檔，以各種有益的方式運行您的業務。
它如何與庫存系統一起工作
- 採購訂單告訴你的庫存系統你有什麼訂單。 如果您使用的是開放式購買系統 ，它不知道要訂購更多的產品，因為它們已經訂購了。
- 它可以與供應商建立採購細節。 例如，它明顯包含您要訂購的每種產品的數量，但它還詳細說明了付款方式，您將為產品支付的條款（包括約會 ）以及您希望產品發送給您的方式商店。
許多供應商擁有一套用於計費和運費的設置或默認系統。 因此，在沒有任何指示的情況下，例如，在向您發貨時，它們將默認為UPS地面。 但是你可能需要更快的速度，並且採購訂單可以進行溝通。
- 採購訂單是各方的問責文件。 訂購時很容易犯錯誤。 但是當一切都以書面形式存在時，很難辯論。 我可以記得很多次，當我從供應商收到不正確的帳單和開具發票時，卻有我的採購訂單來支持並修復它。
其中一個例子是，我收到了300箱鞋奶油的發票，當時我訂購了300件。 在一個箱子裡有100件，所以你可以想像發票的價格要比原來高出多少。
- 當商品從供應商到達時，您可以根據採購訂單檢查並確保貨物正確。 第五，它允許你所有的員工都參與其中。 例如，一名員工可以訂購，另一名可以收到。
我記得26年前我的第一家零售店，當時我們沒有採購訂單系統。 既然我是誰的命令，我也必須檢查一切，以確保它是正確的。 無法有效利用我的時間作為店主。
採購訂單的其他好處之一是您的信譽。 銀行會經常看你的採購訂單，以確定你是否有償付能力。 堅實的採購訂單流程可以幫助您獲得批准。 窮人會導致你沒有得到貸款。 它也可以用於與供應商的信用。 例如，一些供應商可能會要求您在訂購時支付現金。 經過一段時間與你做生意之後，他們可能會允許你提交一個PO或一張信用卡。 這對於管理現金流量非常重要 。
採購訂單是零售業中的常見做法。 您可能會安裝到您商店的任何POS或會計軟件都會為您提供PO組件。