記錄房東應該保持稅收

保持長期和短期的文件

作為房東的最大好處之一就是可以利用的稅收減免 。 然而，這些扣除可能會很複雜，所以重要的是您必須全年詳細記錄所有重要文件，收入和支出。 組織和保存適當的文件可以幫助您最大限度地減少壓力並減少壓力。

保留記錄的4個理由

1. 這將使申請稅更容易。
   

1. 記錄下所有內容將有助於避免扣除任何扣款，這將為您節省資金。
   
2. 它將幫助您確保您提交準確的聲明。 通過迅速提取電子表格，你不會猜測，“我認為我支付了1000美元的承包商”，你會知道你在7月17日支付了850美元。
   
3. 如果您接受審計或國稅局對您的納稅申報單上的項目有任何疑問，您將有證據支持您的索賠。 如果你沒有這個文件，你會發現自己花時間和金錢試圖找到證明。 更糟糕的是，如果您無法拿出收據，您的索賠將不會被兌現，您甚至可能需要支付額外的稅款和罰款。

我應該記錄哪些記錄？

簡短的答案是你應該跟踪一切！ IRS以審計小企業而聞名，特別是那些連續幾年虧損的企業。 此外，許多國稅局代理人不理解適用於房地產投資者的稅收細微差別，使他們更有可能質疑您的申請。

如果IRS詢問您的任何物品，或者即使在日常業務過程中，如果有人試圖質疑付款，您也需要證明。

您需要保留的兩類記錄是永久記錄和短期記錄。

1. 永久記錄

這些是您將要無限期保留的文檔。

什麼是永久記錄的一些例子？

這些文件對你來說將是相關且有價值的，遠遠超過當前的納稅年度，例如：

• 所有租戶租賃。
• 任何類型的法律文件 - 罰款，檢驗報告，法庭外觀。
• 任何類型的許可證你已經在物業上取出。
• 任何你會貶低的東西 - 如財產或改進。
• 如果您將貴公司註冊為LLC ， LP ， S Corporation或其他公司 ，則需要保留與此有關的所有記錄。
• 保險政策。
• 貸款文件 - 如抵押貸款。
• 過去幾年的稅收。
• 財產所有權/契約。

2. 短期記錄

短期來看，我不是指幾個月。 您需要保留任何您認為重要的文件，以便至少在五年內徵稅。 此後多久取決於您的舒適程度。 如果您曾經接受過審計或起訴，這將有助於您。

什麼是短期記錄的一些例子？

任何在指定納稅年度都被視為收入或費用的東西，例如：

• 廣告費用為您的企業或財產。
• 娛樂費用 - 如當前或潛在客戶的晚餐或午餐。
• 在抵押貸款和任何商業用途的信用卡上支付的利息。
• 法律/專業費用 - 對於會計師，律師，保險代理人，房地產經紀人。

• 辦公費用 - 互聯網，第二條商業電話線，辦公用品，家庭辦公室扣除，如果你的家庭辦公室只用於商業。
• 已收到租金。
• 進行修理。
• 收到保證金 .-當租戶的租約結束時，如果您保留部分保證金，您必須將其記錄為收入。 如果您保留一部分維修費用，那麼您在維修中花費的錢將被視為費用，您可以從中扣除您的稅款。
• 商務旅行費用 - 例如租車活動的里程數。
• 公用事業支付。
• 支付給員工或獨立承包商的工資。

我應該如何跟踪我的記錄？

你應該保存一份數字拷貝（電腦）和所有記錄的硬拷貝（紙）。

1. 數字拷貝

您需要使用電子表格或Quicken Rental Property Manager等程序來跟踪您的收入和費用。

一旦收入到來或費用發生，您應該盡快這樣做。 您需要盡可能詳細地包含以下信息：

• 日期，
• 時間，
• 誰付了錢或誰付了錢，
• 收入或費用的性質
• 量。
• 你甚至可以包括它是如何支付或發生的（現金，支票號碼，信用卡，匯票等）。

詳細程度取決於您使用或創建的軟件。 一些程序將直接鏈接到您的銀行賬戶，並將為您記錄您的收入和支出。

即使您選擇的是較便宜的計劃，或者在個人電子表格上保留了記錄，您仍然應該為每個資產，每種費用以及不同類型的收入設置單獨的記錄。 關鍵是在交易時盡可能多地記錄信息，以便將來可以輕鬆創建財務報告。

您應該始終將它們備份到CD上，外部硬盤驅動器，雲端以及紙質副本中。 應在每個月底和/或年底打印出來。

2. 硬拷貝

您需要確保您擁有最重要文件的紙質副本。 如果可能的話，您將需要將它們存儲在某種阻燃劑存檔系統或保險箱中。 如果您無法找到足夠大的所有文件，則需要保留最重要的文件，例如此框中的屬性標題。 按年份對所有內容進行分類，然後按字母順序對文件進行分類，以便於查找。