Gmail中設置電子郵件模板的初學者指南

利用Gmail的重複電子郵件預設回复功能

如果您經常在您的在線業務中使用電子郵件，那麼您很可能會一遍又一遍地發送相同或非常類似的電子郵件。 例如，在某些情況下，您會向潛在客戶發送介紹性電子郵件，安排與潛在客戶或客戶的約會或會議，或者一遍又一遍地回答常見問題。 這不僅是單調的，而且會適得其反，並且花費大量寶貴的時間。

作為一名商業專業人士，你知道時間就是金錢。

好消息是，如果您是Gmail用戶，那麼您可以使用電子郵件模板（也稱為“預設回复”）節省大量時間。

如何節省時間並個性化您的電子郵件

使用Gmail的預錄響應系統，您無需在創建新電子郵件或回復電子郵件時從頭開始輸入每封新電子郵件，而是可以保存定期撰寫的業務電子郵件。 將來，當您需要發送電子郵件或回答問題時，只需加載您創建和保存的電子郵件模板/預先設置的響應，並根據需要進行任何特定的調整。 這些調整或修改可能與添加收件人姓名或稍微修改答案一樣簡單。 修改這個選項非常重要（而且“你應該”花時間這樣做），因為在當今競爭激烈的工作環境中，定制個性化通信是關鍵。

許多人已經使用類似的方法，通過將電子郵件模板從文檔或文本文件複製並粘貼到電子郵件中。 他們不知道的是，這種類型的功能（已經）可以直接內置到Gmail中。

以下是您可以採取的步驟在您的電子郵件工作流程中實施Gmail預設回复。

使用Gmail的預設響應系統的步驟1-10

1. 登錄到您的Gmail帳戶。
2. 點擊右上角的設置鏈接。 這是看起來像齒輪的圖標。
3. 點擊設置。
4. 點擊頂級導航欄中的實驗室標籤。
5. 尋找名為Canned Responses的功能。 如果你不能找到它 您可以在搜索欄中搜索“Canned Responses”。
6. 選擇“ 啟用”，位於“預設回复”功能旁邊。
7. 點擊位於頁面底部的保存更改 。
8. 每當您開始撰寫電子郵件時，您現在都可以看到“預先回复”功能。
9. 如果你想創建一個新的罐頭響應，首先編寫你的電子郵件。 然後，使用箭頭下拉菜單，選擇新建Canned Response並命名新的預設回复。
10. 要使用固定的回复，請打開一封新郵件，然後從下拉菜單中選擇要使用的固定回复。 然後您可以根據需要編輯罐裝回應

所需時間： 5分鐘

難度：容易