向員工發放這些卡意味著他們可以代表企業進行某些交易，並在每個月末將所有收據提交給首席財務經理。 作為一家公司，企業信用卡不是向每位員工發放現金預付款，而是成為最佳選擇，因為您不會參與現金交易的麻煩。
但是，在您發放公司卡之前，您需要採取預防措施。 如果不這樣做，有些員工有可能濫用業務資金 。 當企業信用卡在他們手中時，未授權購物的風險會增加，並且沒有適當的保護措施。 為了控制這種風險，以下政策將有所幫助：
在開始，設置期望
發卡時，建議設置並通知所有員工在使用卡時對他們的期望。 您需要製定一個政策，生動地解釋持卡人的責任，卡的使用類型以及每筆費用應提交的文件類型。
這是每個公司應該採取的關鍵措施之一，以便遏制持卡人如何使用該卡。 如果不這樣做，您的業務將會產生額外的費用，而這些費用從未預算，從長遠來看會增加運營業務的成本。
確保卡規則正確理解
據我們所知，大部分員工都沒有閱讀文化。 這意味著，如果您只是在員工公司卡片上打印出規則的合法印刷版，而不會考慮卡片使用方面的預期情況，則無法提供幫助，因為他們中的很多人可能會在不閱讀卡片的情況下使用卡片規則。
為了避免上述情況，最好與員工組織一次會議並讓他們通過這項政策。 在完成之後，他們應該以書面形式承認對政策的理解。 這意味著如果員工違反政策所述，必須採取適當的措施。
熱衷於支出
有時，大多數員工傾向於違反規定，最終花費超過政策規定的費用。 考慮到這一點，最好密切關注商業信用卡的使用情況。 首席財務官應通知每個部門的主管，他們將負責用該部門的卡片監督員工。
這將以某種方式最大限度地減少僱員對卡片的濫用。 當員工知道有人監控卡消費時，他們會害怕從事任何未在政策中聲明的不允許的購買行為。
有適當的保護措施
金錢是一種經濟資源，因此非常稀缺。 這意味著當員工濫用自己的卡使用權限時，負擔立即從他們轉移到公司。 考慮到這一點，您可以在每張卡上設置消費限額。
那些管理職位的人可以比下級人員有更高的限制。 這項措施旨在降低未經授權交易的風險。 花費限額不應超過，並應在政策中予以說明。 如果任何員工超過限額，額外的金額必須從他們的工資中扣除加罰款。
始終進行年度審查
公司的信用卡計劃必須年復一年地進行審查。 這是因為某些員工可能已經從一個部門轉到另一個部門，並且由於每個部門都有特定的支出限額，因此需要對該計劃進行年度評估。
這樣做也可以讓部門負責人根據每位員工的責任發放新的支出限額。 如果員工在不再需要公司信用卡的部門工作，則可能會將他/她從計劃中刪除。
通過跟進提高效率
讓你有一個不屬於你的公司的人，或者持卡人都不要代表公司提交交易摘要，並在每個月底提交給你。 該指定人員的主要目的是列出未及時解釋和聲明卡片使用情況的員工姓名。
這是您監控哪些員工遵守卡片策略以及哪些員工不遵守策略的簡單方法。 經過一段時間後，你可能會選擇對那些永遠違反政策的永久持卡人進行鞭打，或者暫時或永久地將其從他們身上拿走。
評估異常值
請記住，員工發放的公司卡只能用於某些對公司有用的項目，除非是在緊急情況下，否則不得用於購買個人物品。 因此，有必要監測每個員工在每月月底使用卡上的所有費用。
如果一名或多名員工在私人物品上使用該卡，應該進行徹底的評估以確定是否由於緊急情況。 如果不是緊急情況，則應對持卡人採取紀律措施。 相反，如果是由於緊急情況發生，所發生的費用將不得不從卡持有人的工資中扣除，而不會對他們採取任何紀律處分。
劃分風險
您的公司卡政策應確保員工用戶自行承擔所有信用卡餘額的個人責任。 有了這樣的政策，公司只需要根據批准的費用向個人卡持卡人支付資金。
這就是我們所說的在公司和員工之間分擔風險。 這是處理那些傾向於使用卡片購買個人資料的員工的好方法，因為他們只會獲得與批准的費用相匹配的金額。