公司記錄是指美國公司需要保留的記錄，以表明其按照國內稅務局和業務所在國法律（作為公司業務實體形成）的要求運作。
為什麼公司記錄是必要的？
需要公司記錄來證明公司按照國稅局的要求正常運作，以表明公司是一個獨立的實體，並保持公司的盾牌不承擔責任。
什麼是公司記錄簿？
一些公司有一個公司記錄“書”，其中包括所有必需的文件。 在其他情況下，公司記錄保存在網上或文件櫃中。 記錄應該在一個地方，如果國稅局審核你的公司，這個記錄應該是可用的。
您也可以將公司記錄保存在“雲中”，但這些記錄可能包含機密信息和專有流程，因此請確保您的服務器安全。 加拿大小企業專家Susan Ward撰寫了一篇關於文件管理的偉大文章，可以幫助您完成這個項目。
如何創建公司記錄？ 誰保存公司記錄？
公司記錄由貴公司董事會生成。 董事會創建文件，如公司的公司章程和年度報告。 董事會還會在董事會會議期間創建和編輯諸如議案和會議記錄等文件。
公司秘書通常被指定保留所有公司記錄。 當然，所有記錄都必須簽名，並且採取的任何行動都必須有文件。 如果公司有股票股份，公司秘書（通常是這個人的辦公室）跟踪股權記錄。
公司秘書還在每次董事會會議上致電錶示注意哪些董事會成員在場和缺席。
保留董事會決議記錄
公司董事會批准整體政策和決議（決策），並且不參與日常的業務決策。 公司董事會最重要的活動之一是製定決議。 決議基本上是記錄董事會決策的文件。 公司決議可以在很多方面做出，包括：
- 公司主要交易記錄
- 合同的批准
- 銷售或購買不動產（土地和建築物）的記錄
- 招聘或裁員大量員工
- 擴展到新市場或新地點
所有這些決定等都必須記錄下來。
還應包括哪些其他記錄？
- 您的公司章程和修改此文件的任何條款。 這些文章與您所在的州一起提交，但您仍需要原始文件和所有更改的副本。
- 公司章程 。 章程是董事會工作的指導原則。 章程包括公司人員職責 ，年度會議信息以及董事會如何制定政策和投票。
- 所有股東和董事會議的會議記錄，包括年會
- 年度報告
- 用於追踪股票交易和股權的股票登記簿。
- 公司業務和稅務決議
- 招聘和任命決議
- 主任利益衝突解決方案
- 公司貸款決議
- 關於員工福利和退休計劃的決議
- 股票股息決議
遵循國家法律組建董事會並保存記錄
當你組建公司時，你需要檢查你的狀態，確保你遵循組織和運行你的公司的狀態指導。 所有州都有管理公司的具體規定。 請諮詢您所在州的國務卿或您的律師以獲取更多信息。
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