如何，為什麼以及何時平衡錢箱
在調查時，盜竊最常見的原因是缺乏適當的程序或控制措施。
數錢的過程，調和收據和平衡現金抽屜創建了當天交易的責任。 這種現金管理系統可以在商店策略建立的同時創建。 今天的許多POS （銷售點）系統都有關閉（也稱為平衡）現金抽屜以指導員工的分步說明。
為什麼平衡？
商店管理人員或收銀員可以在輪班期間隨時提交銷售報告。 通過將抽屜中的開始現金添加到日常銷售數字中，零售商將在任何給定時間準確知道收銀機或POS系統應該有多少錢。 這非常有用：
- 為了避免在銷售層面上持有太多的現金。
- 如果商店被搶劫。
- 當客戶抱怨變化太小時。
- 為特定收銀員發現頻繁的超額/短缺。
- 為了消除現金抽屜中沒有文件現金的誘惑。
如何平衡現金抽屜
平衡收銀機通常在一天結束時或收銀員結束時進行。 現金抽屜及其內容應送到辦公室或其他僻靜的地方准備報告。
如果在關閉後平衡抽屜，請確保銷售樓層指示燈熄滅並且門已鎖上。 對於許多銷售人員來說，他們會急於在商店關閉之前開始關門。 這不是一個安全的做法。 但是，如果商店中有多名員工，則可以在營業時間內關閉其中一個註冊表。
應該調查任何過量和/或短缺。 對於小錯誤和小數量，應該考慮人性。 通過這個，我們的意思是處理交易時常見的簡單錯誤。 但是，經常出現的差異可能是員工偷竊的跡象，或者可能表明某位收銀員需要進一步培訓。 通常情況下，您要確保在晚上不超過2美元。 雖然這取決於當天的交易數量（換句話說，交易越多，計算錯誤的可能性就越大），2美元的規則是有幫助的。
手頭的現金存入現金抽屜並存放到晚上，而存款準備好後將存入銀行。 所有信用卡單據，終端報告和其他註冊收據都可以訂購到每日現金抽屜報告並按日期歸檔。
職責分離
要獲得更多問責制，請考慮使用兩個人來平衡收銀機。 一個人會計數抽屜並創建每日現金報告，而另一個人準備銀行存款。 兩位工作人員都應該在報告上簽名，表明他們對所顯示的數字負責。 雖然沒有任何系統可以防止欺詐，但這種審計線索將有助於阻止員工之間的勾結。
在下一次輪班開始時，每位收銀員應分配一個自己的錢箱。 請收銀員重新計算抽屜中的現金以驗證初始餘額。 如果你是一個只有一個註冊的小商店 ，現金很可能會在一夜之間留在抽屜裡。 如果這是你的情況，程序是一樣的。
最後一點：由於人為錯誤是遊戲的一部分，因此請確保您的現金中包含差異，作為損益表的一部分。
在您的損益表中添加一行，用於預算並顯示錯誤計數造成的損失。 這是您可以審計和管理損失的另一種方式。