制定維護問題計劃
您必須首先制定解決維護請求的基本計劃。 決定如何提交請求以及誰將回應請求。 *如果您決定聘請物業管理公司來處理這些要求，那麼您的工作將是監督管理公司，確保他們快速且勝任地處理所有請求。
接收租客的請求
如果您沒有將維護問題外包給物業經理 ，那麼下一步就是根據您的首選方法接收租戶的請求。 如果您願意，可以通過電話，電子郵件，短信或書面通知。 這些請求應在正常工作時間處理，除非它們是緊急情況。
確定維護問題的嚴重性
匯總一份常見問題列表並給他們加上緊急程度：高，中或低。
- 高度緊急 - 投訴應該固定或至少在同一天或同一小時內查看（如有必要）。
- 中度緊急 - 投訴應在48小時內解決。
- 低度緊迫 - 投訴應在一周內解決。
高緊急性請求示例：立即
- 結構問題
- 冬季缺乏熱量
- 缺乏熱水
- （多數）洩漏在物產
- 積水的廁所
- 氣體的氣味
- 在公共區域和走廊無法使用燈
- 安全問題，如無法正確鎖定/未鎖的門或窗戶
- 人行道，樓梯和車道在暴風雪後需要立即鏟起和鹽漬
中等緊急性要求的例子：及時的方式
- 家電無法使用 - 如果您有責任將其提供給租戶。
- 阻塞或緩慢淋浴或水槽排水
- 室內燈停止工作 - 不僅僅是燈泡燒壞。 實際燈具不工作。
- 夏季空調不工作
- 牆上的大洞
低緊急性要求的例子：時間不是本質
- 開裂的瓷磚
- 灌漿即將開始
- 不會產生步行危險的地板損壞 - 地毯/地毯中的污漬/需要修補的硬木地板中的污漬/馬鞍上升
- 跑廁所
- 水龍頭小洩漏或滴水
- 櫥櫃門鉸鏈
- 室內門鉸鏈/門不能正確關閉
- 草稿
- 牆上的小洞
- 成型或修剪需要修理
您不負責的維修：
- 在租戶的煙霧探測器中更換電池
- 從租戶單位清除垃圾
- 租客或租客的客人造成的損壞 - 您可以修復此損壞，但您可以向租戶收取合理的費用，例如材料成本或聘用承包商的成本。
確定維護問題所需的技能級別
您現在必須確定完成修理所需的技能水平。 這是你感覺舒服的做法，還是你需要聘請專業人士？ 如有必要，請致電適當的人員確定其可用性。
收集材料
如果您自己進行修理，請收集相應的材料以完成修理。
通知租戶
如果維修位於租戶單位內部 ，請致電租戶以確定何時允許您在該單元內進行維修。 詢問租戶是否希望在那裡進行維修，或者如果他們覺得舒適，可以讓他們在單位中不在場時。
如果維修位於建築物的公共區域 ，那麼您可以根據維修的緊急程度來決定何時修理。
如果修理需要關閉水，氣，電或類似設備，則必須先通知大樓內的所有租戶。
完成維修並獲取維護問題上的租戶簽名
- 如果您將工作外包：請確保修理工詳細描述了所完成的工作，所花費的時間和所需的部件。 確保修理工簽署並約定此聲明。 承租人也應該簽署這份聲明，證明工作的確已經完成，並且是在規定的時間內完成的。
- 如果您自己完成了這項工作：請求提出請求的租戶簽署維護請求，聲明修復已完成並已達到令他們滿意的程度。 確保他們還包括日期和時間。