捲軸在您的數字
有一門科學來管理客人數量和RSVP數字 ，即使經驗豐富的活動策劃人員也在努力。
一方面，您有參加活動的與會者人數，另一方面，您必須考慮“無節目”和意外的客人。 免費活動會有更高比例的無節目（25％或更多），而大多數活動平均會有10％的減員率。 使用這些平均值來控制不必要的支出。 為了安全起見，請在最後一分鐘抵達時加入2％的緩衝區。
削減歐式早餐
幾乎沒有照顧的食物比歐陸式早餐產生更多的廢物。 事實是，人們已經越來越意識到碳水化合物和高卡路里的糕點。 話雖如此，你仍然需要在早晨的會議中提供充足的咖啡，茶和水。 在許多情況下，您可以通過購買點菜早餐點心而不是標準的每人套餐來節省資金。 圖0.5個糕點和每人1.25個飲料的商務會議，略有更多的有孩子參加的家庭組。
考慮自助餐上的餐食
人們普遍認為，選擇自助餐可以為您節省一大筆錢。 然而，如果你看看大多數餐飲指南，你會發現這不是真的。 餐飲者必須為每人自助餐準備更多的食物，這會導致更多的浪費。
儘管自助餐的餐桌服務需求較少，但餐廳經理仍然需要一個全員工來設置餐桌和清潔餐盤。 底線是一個簡單的電鍍主機是兩者之間最具成本效益的選擇。
限製酒吧服務
開放式酒吧可能會受到與會者的熱烈歡迎，但它們可能是預先投入最難的成本。 如果你的預算緊張，那麼你最好的選擇是使用票務系統來控制飲料消費。 有了這個，您可以在抵達時為每位客人提供一杯或兩杯飲料券，主要是為他們的第一輪飲料付款。 如果參加者用完了門票，他們可以選擇直接從酒保購買現金。 這是一個允許您同時處理客人和控製成本的系統。
在接待處最大化每一口
如果您考慮到大多數酒店每次開胃菜的收費高於3美元，招待會和開胃菜的“咬”功能可能會對預算造成嚴重破壞。 標準指導方針是每人3-5人預備餐前招待會，每人10-15人食用。 您可以通過在麵包或薯片中加入蘸料，以及Chex混合和堅果等雞尾酒零食來修剪這些數字。
關鍵是要找到高價位的開胃菜的替代品。 甜品如餅乾或布朗尼（切成兩半）也可以計入您的每位客人的要求，而且相對而言相對便宜。
審查計劃
談到部分計劃時，節省資金的最佳方式是查看菜單上每個項目背後的基本原理。 不要只添加切片水果等物品來滿足絕對需求。 考慮一下你的客人實際上會吃什麼和訂購。 對員工進行調查，了解他們認為最受歡迎的項目。 這個簡單的練習本身可以激發對菜單的改變。