不過，如果您希望活動順利進行，活動策劃至關重要，但您也需要從所有努力中獲得成果。
這就是你的組織應該招募一個“主持委員會”的原因。
什麼是東道國委員會？
“東道主委員會”不同於傳統的活動策劃委員會。 主持委員會不是那些積極計劃，安排或設置當天或晚上活動的人，而是一個使用其網絡來確保活動受到重視的團隊。 一些主辦委員會成員可以選擇：
- 鼓勵他們的朋友，家人或同事購買門票
- 從當地企業收集拍賣物品
- 為門獎或活動餐飲提供供應商連接
當然，東道主委員會可以使您的慈善活動比以往更好 。 把主持委員會想像成一個派對的實際主持人; 邀請最好的客人的人，知道誰要求食物或裝飾，並且可以使你與使得活動取得圓滿成功的人聯繫起來。
由於東道主委員會可以增加活動中收到的資金或獲得更多媒體關注，找到並招募合適的人是至關重要的。
誰可以選擇你的主辦委員會
真正有用的東道主委員會不包括付費營銷人員或活動策劃人員。 相反，他們應該高度參與現有團隊的成員，捐贈基地或志願者的聯繫並願意接觸。
你的主持委員會的範圍可以從幾人到幾十人不等。
你的委員會成員越多，他們可以對你的活動的成功做出更多的影響。
您幾乎可以在任何地方找到主持委員會成員，包括
一旦你找到了你想加入你的東道主委員會的人， 現在是時候招募他們了。
如何招聘東道國委員會
尋找並聯繫將成為出色的東道主委員的人。 但是，不要只要求某人參加東道主委員會。 正式邀請是招募委員會成員的最佳方式。
在東道主委員會的邀請中，重要的是包括：
- 有關活動和組織的完整信息（日期和地點）
- 關於活動目的的信息（針對特定原因籌款）
- 東道主委員會成員如何做出貢獻的例子
- 一個日期來回應或聯繫你的團隊
- “高級”感謝您讓他們知道您很高興邀請他們
- 你的名字/聯繫人和聯繫信息
確保潛在成員知道他們的參與將得到認可和讚賞 ，並且他們可以通過加入產生重大影響。
如果你想知道如何起草你的東道主委員會邀請函，那麼在非營利性網站上有很多例子。 如果您正在尋找一個易於使用的模板，請複制並粘貼以下模板並在每個括號中插入您的信息。
[日期]
親愛的[插入名稱]：
我正在寫信通知您[組織機構名稱]計劃[插入城市]中[月份]的令人興奮的事件。
在[月份+年份（如果與當前版本不同）]中，[組織]將[事件名稱]帶到[城市]以提高對[組織解決的原因/社會問題/問題]的意識，並為[方案/計劃/工作。
[添加關於活動/目標/主題的相關信息]。
活動將於[日期和時間]在[活動場地（如果有的話）]在[城市]舉行。
[名字]，我們很樂意幫助您完成此次活動 - 而其他人則喜歡它 - 取得成功。 如果您想成為本次活動的一部分以及未來的活動，我們將非常感謝您是否接受邀請成為我們東道主委員會的一部分。
有幾個簡單的方法可以參與：
- 作為我們的東道主委員會成員分享你的名字或你的組織的名字
- 邀請你的同事，朋友和鄰居為我們的活動購買一張[餐桌/門票]
- 加入我們的活動
- [根據個人的地位，關係插入具體要求。]
如果您考慮主辦自己的餐桌並邀請朋友和同事參加一個愉快的夜晚，我們也會喜歡它。 您的慷慨支持將有助於我們傳播有關[原因]的信息，並確實產生影響。
[組織]成員將在[插入時間範圍]內與您聯繫，討論我們的東道主委員會的細節，並討論您的參與情況，如果您有興趣。
我們期待著與您合作，讓[活動名稱]和未來活動取得成功！ 感謝您的慷慨考慮和支持。
此致
[你的名字]
[在組織中的位置]
[機構名稱]
[聯繫電話]
你招募了你的東道主委員會之後
一旦你邀請你選出的委員會成員，你會收到一些接受信或來電。 但是，在您了解事件的細節或您希望他們做什麼之前，請安排與委員會進行一次簡短會議。 不向他們索要任何東西，讓他們：
- 相互熟悉
- 討論他們如何參與你的組織
- 查看有關您的原因/工作的材料或演示文稿
- 集體討論他們想如何貢獻的想法
從那裡，你可以讓他們知道你的籌款目標，以及你希望如何看到他們一起工作（邀請聯繫人或聯繫拍賣物品）。 如果你有一個大集團，他們也可能分成“小組委員會”
當然，計劃和執行你的活動並不僅僅是主持委員會的工作。 一個東道主委員會應該與志願者或活動策劃委員會合作銷售門票，確保新的活動贊助被要求， 拍賣物品豐富，並且夜晚將對參加者造成衝擊。
承認你的東道主委員會的努力
活動結束後，您的主持委員會成員應該是您感謝的第一批人，無論是在活動中，還是在第二天的書面答謝 。 參與主辦委員會越多，他們願意承擔的未來就越多。
找到可以幫助您舉辦下一個活動的組織或社區內的人員。 他們可以在你籌集的資金數量和你可以支持的計劃上發揮巨大的作用。