在大多數州，消費者投訴最多，佣金處罰，停牌和撤銷與物業管理有關 。 那些進行物業管理的持牌人並不是愚蠢的。
這是一個交易密集型業務。 雖然平均代理人每年可能會通過購買協議和相關文件進行十幾筆銷售交易，但平均物業經理可能會執行數百次較小的交易。
他們規模較小的事實並不會使這些交易變得不那麼重要，也不會降低這些交易的風險。 作為一名物業經理，您與業主簽訂合同，出售和出租他們的財產，收取租金並將其匯給業主，並管理物業，從維護到租戶規則的執行。
在此過程中，您正在與業主，租戶，修理公司，廣告媒體，承包商等進行交易。 每一項交易都會給您的業務帶來一些風險。 在每種情況下都不是很大的風險，但它是累積的。
金融職能是迄今為止最可能給經紀人帶來問題的。
財務職能涉及：
- 營銷和財務職能需要支出和收入記錄以及稅務記錄，廣告發票等等，
- 租戶管理涉及他們所有請求的記錄，租賃付款歷史記錄和違規行為，以及
- 設施維護和維修需要維護計劃，維修記錄以及員工和分包商人員記錄。
風險管理部分當然非常重要。 大的災難可能會威脅財產的經濟生存。 保留的記錄是其中的一部分，因為如果有詳細的記錄反駁他們的要求，其他人採取的任何法律行動都可能受挫。
風險管理的一部分是確定風險與獎勵。 一個很好的例子就是酒店的熱水浴池或游泳池。 物業經理和業主必須平衡游泳池的價值和所產生的風險。 當識別出這樣的風險時，有三種方法可以解決：
1.避免 - 可以決定拆除熱水浴缸或游泳池，因為額外的租金收入不值得承擔保險費用或涉及的風險。
2.控制 - 如果熱水浴缸被保留，可能會安裝密碼鎖和圍欄以阻止年幼的兒童。
3.風險轉移 - 處理風險最普遍的方式是購買保險以將風險轉移給保險公司。
成功的物業經理將計劃出現問題，保存每項活動的優秀文件和記錄，並不斷評估這些功能以確定是否需要進行更改。
文件和電子郵件
在許多州，您只需要維護六年的交易記錄。
但是，建議讓它們保持更長時間，特別是如果允許以電子格式進行更換。 你可以打賭，如果任何一方可能有權利要求，那麼有人想要起訴你六年零十天以前的事情，他們仍然會有他們的文件副本。 如果您已經銷毀了您的副本，那麼申訴您的案件就會困難得多。
談到電子郵件時，涉及聯邦擔保貸款（幾乎所有住宅交易）的任何法庭訴訟都可能迫使您製作與您的客戶/客戶進行交易和溝通的電子郵件。 有許多方法和軟件產品可以保存相關電子郵件，但請閱讀關於Evernote的一些文章，這是一個解決方案，原因很多。 以下是使用Evernote和Gmail檔案處理電子郵件的方法。
修改以適應您的電子郵件解決方
- 在Gmail中為您的客戶/客戶設置每封電子郵件的自動轉發。
- 他們進入Evernote的筆記本進行交易。
- 關閉後幾週，將Evernote中的所有電子郵件都拉出來，然後按照時間順序打印成PDF文件。
由於PDF文件是可搜索的，因此您可以通過關鍵字快速提取任何人可能需要的電子郵件。 它工作得很好。