什麼是豁免扣留？
預扣稅是從僱員支付聯邦和州所得稅以及FICA稅 （社會保障和醫療保險）中獲得的金額的總稱。
如果收入低於一定水平，一些員工可能不需要從他們的工資中獲得聯邦所得稅。 如果這兩種情況都適用， IRS允許員工在特定年份申請免扣稅：
- 在去年，他們有權退還所有聯邦所得稅，因為他們沒有納稅義務
- 對於當年，他們預計退還所有聯邦所得稅，因為他們預計沒有納稅義務。
某些類型的員工可以免除：學生，兼職員工，65歲以上的員工和盲人員工。
正如你所看到的，預扣稅豁免只有一年有效。 必須每年提出要求，並且必須在2月15日前提出要求。2月15日以後，您不能接受扣繳豁免的索賠。 該僱員將不得不等待下一年要求豁免。
我如何知道員工是否免於扣留？
在這種情況下要記住的主要問題是，您只能根據員工給您的文檔更改預扣。
在員工向您提供正確的表格之前，您必鬚根據員工填寫的最新表格繼續扣留聯邦，州和地方所得稅。 關於豁免的說法，你不能接受僱員的話。
為了免除預扣稅，員工必須在每年的2月15日之前填寫新的W-4表格 ，以更改扣繳。
W-4表格包含員工婚姻狀況和索賠數量的信息，以計算扣繳。
如果員工要求豁免，則以下是W-4表格的外觀：
- 第5行 - 配額總數 - 將為空白
- 第6行 - 額外的金額將被扣除 - 將為空白
- 第7行 - 免責聲明 - 將顯示“免除”一詞。
我還需要了解關於免除預扣稅的索賠？
免除預扣稅的索賠不免除員工支付其FICA稅的份額，包括額外的醫療保險稅 。 所有FICA稅必須由您作為雇主和僱員支付。 扣除社會保障的僱員停留在社會保障最高限額 ，但您作為雇主對社會保障的貢獻繼續支付全部工資。
聯邦所得稅的免稅要求與僱員的州所得稅和地方稅收預扣無關。 該僱員將不得不與州和地方稅務機構核實，以了解這些豁免在這些司法管轄區如何運作。 如上所述，在僱員向您提供免除州或地方稅收索賠的文件之前，您必須繼續扣留這些稅款。
如果員工想要免除預扣稅，但是他們已經在年度中扣除了他們的工資，則不能將這筆錢退還給他們。 在納稅時間，您將通知員工年度W -2表格上的預扣款。 然後員工可以要求扣繳。 例如，卡爾頓在二月份來找你，並表示他希望今年免除扣繳稅款。 他完成了一個新的W-4表格，但是你在1月份已經從他的薪水中扣除了276美元。 他將不得不等待提交他的納稅申報表並索賠276美元。
不要以為學生，兼職工作人員或季節性工作人員將免於扣留。 所有員工必須在僱用時填寫W-4表格，並且此表格是員工必須用來申請豁免的表格。
如果他們免於扣留，我可以幫助員工嗎？
你的律師會告訴你不要幫助員工填寫表格。
但是，如果員工問你可以給他們提供信息來幫助他們自己做出決定。 國稅局出版物505有一個流程圖，可能有助於員工決定要求免除預扣稅。
如果員工的免責聲明錯誤或錯誤怎麼辦？
如果您認為員工的W-4扣稅豁免不正確，則無法更改，但您可以建議員工豁免可能會受到IRS的質疑。 無論員工如何聲明，您只能使用簽署的W-4表格來扣除員工工資。
您不必向國稅局提交W-4表格，但他們可以審查員工的豁免申請，並可以要求您提交員工的W-4表格。 在某些情況下，如果IRS認為豁免索賠無效，他們可能會向您的企業發送一封“鎖定信”以及該員工的副本。 根據IRS審查，鎖定信鎖定員工的預扣稅。
該函件規定了員工允許的最大預扣數量。 一旦你收到這封鎖定信，你必須開始使用這些信息從僱員的工資中扣除聯邦所得稅，在國稅局設定的日期生效。 直到您獲得國稅局的許可，您才能更改扣繳金額; 你不能接受僱員的新W-4改變預扣金額。
如果您沒有根據鎖定信中的預扣更改員工扣繳，則您的企業有責任支付本應扣留的額外稅款。 （有關更多信息，請參閱IRS扣繳合規性文章。）