發生問題之前要做什麼
您的投訴處理系統是什麼？
為了使處理投訴更容易，您應該有一個系統，當租戶需要提醒您維護請求時，他們可以遵循。
有兩種基本的方法你可以去：
- 正式請求：一些業主傾向於讓租戶通過正式流程提交維護請求。 這一過程應作為租賃協議的一部分明確闡述。
這個過程通常涉及某種書面請求。 該請求通常會包含以下信息：- 租戶的姓名
- 地址
- 單位編號
- 電話號碼
- 投訴日期
- 投訴類型
- 投訴說明
- 特別要求
- 在線表格 - 如果您有一個網站用於您的物業投資 ，您可能需要考慮為維護請求添加一個區域。 租客只需要去你的網站，填寫表格並點擊發送。
要么 - 紙質表格 - 這是一份硬拷貝，承租人可以掃描並通過電子郵件發送給您，傳真，遞交或放置在您專門用於此類請求的某種郵箱中。
確保在出現需要立即關注的維護請求（例如管道爆裂或冬季缺乏熱量）的情況下，租戶有能力與正常工作時間後的物業經理或修理工聯繫的緊急程序 。
- 非正式要求：地主的另一種選擇是非正式要求。 通過這種類型的請求，當租戶出現維護問題時，他們只會打電話給您或發送電子郵件給您，具體取決於您的首選溝通方式，並說明情況。 電話請求將在您設定的正常工作時間內進行，除非是緊急情況，在這種情況下，他們將按照您所設置的緊急程序進行。
誰來處理維護請求？
您必須決定誰將負責處理維護投訴和請求，所以在投訴進入時您不會感到不適。在租戶遇到問題時，租戶需要知道他們應該聯繫誰。
- 你 ：你會負責處理維護請求嗎？ 您有這樣的要求，讓租戶與您聯繫嗎？ 對於這樣的要求，你是否很樂意進入租戶的公寓？ 你是否具備處理管道和電氣維修的知識基礎和技能，還是需要聘請專家？
如果您決定自己承擔這些維護請求，則需要確認您的技能組合。 雖然你可能知道如何修理門把手，關閉主水閥和地板，你知道如何焊接管道或安裝硬連線煙霧探測器嗎？ 從一開始就了解自己的局限性非常重要，所以您可以針對自己無法處理的維修進行適當的計劃。 - 物業經理 ：你會聘請物業經理來處理維護請求嗎？ 如果您對維護要求不滿意，或者只是不想被打擾，可以聘請物業管理公司來做。 他們會有一支熟練的工作人員隊伍或聘請外部承包商來執行這些要求。 雖然這是一個更昂貴的選擇，但它確實為您節省了處理持續維護請求的麻煩，並為您節省了分配更多生產力時間的機會成本。
- 其他人 ：如果您沒有技能，知識或願意處理租客投訴自己，並且不想花錢聘請物業管理公司這樣做，那麼您不能讓您的財產陷入混亂之中，你必須有人來處理這些問題。 有了這個選項，你不會為某人付月薪; 相反，你會支付他們照顧每個單獨的問題，因為它出現。
你必須做你的研究，找到你所在地區的當地修理工和承包商。 你會想找：
- 雜工 - 誰來處理基本修理。
- 電工 - 誰會照顧電氣問題。
- 水管工 - 誰可以處理管道和排水問題。
- 深夜和周末 - 確保你也知道這些人將可用的時間。 如果他們在奇數時間不能使用，則需要確保您擁有某人。 凌晨2點在夏威夷度蜜月時，你不想瘋狂地尋找備用修理工
- 緊急聯繫電話 - 隨時備有當地消防站，警察局和中毒控制中心的號碼。