你需要保存和組織
在一定程度上，您需要開發一個備案系統所需的物品將取決於您的業務。
例如，如果您銷售有形產品，則需要跟踪您的庫存。 不過，以下是您在家庭企業中需要跟踪的項目總表：
- 商業和營銷計劃。
- 法律文件（即LLC文件，營業執照和知識產權註冊，合同）
- 聯繫人（專業人士，客戶，供應商，服務提供商等）
- 財務信息（損益表，資產負債表，應付賬款/應收賬款）
- 稅
- 業務費用（收據）
- 項目
與此列表一起，您需要添加特定於您的業務的項目。
組織家庭企業的系統
賠率是你會用各種方法來存儲和處理你的論文和其他重要信息。 關鍵因素是選擇一種最適合你的方法。 每個人都有不同的思維和組織方式。 例如，對於一些人來說，按字母順序組織文件更有意義，但對於其他人來說，他們發現按日期組織更容易。
如果您不確定哪種方法最適合您，請嘗試一種，如果您難以維護它，請採用不同的系統。 以下是三種組織文件和信息的方法：
簡單的粘合劑歸檔系統
對於不會產生太多文書工作的小型企業來說，粘合劑系統是一個不錯的選擇。
對於喜歡將所有東西放在一個地方或需要移動信息的人來說，這也非常理想。 活頁夾系統使用一個大型三環活頁夾，表格保護器和部分分隔器。
使用分部分隔符來組織您的業務類別，例如掛單，已完成的訂單，各種表單的主副本......等。 從那裡，你將開始收集表單保護器中的文件。 一旦粘合劑充滿 - 在本週結束時，一個月或三個月 - 這將是時間來清除。 您只需將客戶訂單文件和其他歷史記錄轉移到傳統文件系統中，該系統與您的活頁夾組織密切相關。
傳統的歸檔系統
傳統的文件系統使用文件櫃，掛文件和馬尼拉文件夾。 隨著業務的增長，幾乎每個企業都最終需要這種類型的申請。 隨著時間的推移，生成的文書工作太多而沒有一個。 由於稅務記錄需要保留七年，您需要一個地方來存儲所有這些記錄。 傳統的文件系統是需要保存的物品的理想選擇，但不能定期訪問，比如去年的稅收和營業執照。 這裡有一些提示讓您的傳統文件系統脫穎而出並取得成功：
- 考慮一下你將實際使用什麼類型的系統。 你可以堅持購買涼爽的辦公用品，並設計出世界上最精緻，色彩豐富的文件系統，但如果它不適合你的工作風格，這將浪費安裝時間和金錢。
- 創建一個管理您的紙張的系統，可以實現最少量的“觸摸”。 你想避免堆積成堆的紙張，並且要多次處理每一塊紙張。 相反，只要你第一次觸摸它就能決定一張紙的位置。
- 留出時間備案 。 很容易避免像瘟疫這樣的任務，但它是必需的，並將有助於您的業務更順暢地運行。 特別是在稅務時間使用的收據和其他物品，保持這種東西組織，使得更容易歸檔您的稅收。
電子檔案系統
數字世界並未完全消除對紙張存儲的需求，但它使存儲信息變得更加容易。 數字系統可以創建，發送和管理髮票，它可以跟踪您的家庭企業財務狀況，然後導入稅務軟件進行電子申請。 您可以掃描收據並將它們存儲在計算機上的文件中（儘管您也應該保留紙質版本）。 電子系統可以將客戶，客戶和潛在客戶信息存儲在客戶關係管理系統中，以便於訪問，發送電子郵件，計費等。 在線系統可用於保存您的想法，幫助您管理項目，組織信息或進行研究。
但是像紙質文件系統一樣，您的數字文件系統需要具有組織結構，使用存儲在計算機上或云中的文件夾和文件。 為了實現最簡單的管理，請在數字系統中使用與您的紙質系統中相同的結構和文件名稱。 要保護您的數字文件，請將它們備份到單獨的硬盤驅動器或聯機存儲系統中。
以上所有的組合
有可能您需要使用多個系統來管理您需要存儲在業務中的所有數據和資料。 首先，您需要確定哪些最適合您，然後實施它。 例如，您可能有一個活頁夾系統來幫助您組織日常管理業務，如日程安排，市場營銷和表單副本。
您的傳統系統可以容納您的所有長期文件，例如前幾年的稅收，許可證和營業執照以及知識產權註冊。 您可以使用數字系統來存儲您的想法，如Evernote ，並跟踪項目。
另一方面，您可能希望盡可能數字化，使用在線待辦事項列表和日曆 ，將所有收據掃描到您的計算機中，並使用軟件或在線服務處理所有其他業務管理需求。 即便如此，您仍然需要一個系統來管理生成的紙張。 關鍵是要找到容易讓您堅持的系統，並在需要時找到所需的信息。
2016年9月更新Leslie Truex