用適當的商業電話問候回答你的電話。
例如，當接聽電話時會說“賽普拉斯技術公司，蘇珊說，我該怎麼幫助你？” 這不僅可以讓來電者知道他們已經開展業務，而且還有責任回答這個問題，並節省了諸如“這是賽普拉斯技術？”這樣的探索性問題的時間 ，還有閒聊。
當你說話時思考和優先考慮。
現在或以後最好處理這個呼叫嗎？ 許多企業收到的電話都是很容易回答的快速查詢，例如“您打開多久了？” 但其他則涉及更複雜和費時的答案。 如果是這種情況，請告訴來電者，並詢問什麼時候打電話給她回電話討論。
使用釋義和總結保持電話呼叫正常運行。
如果你正在與某個似乎想要聊天或偏離某個角色的人通話，請說出諸如“所以我聽到你說的是...”或“所以關鍵點是......”或“是（插入摘要）對你所說的內容進行公正的總結？” 與拒絕聊天的人很難聊天。
通過您和呼叫方已經達成的行動摘要關閉每個呼叫
雖然這在大多數情況下只需要幾秒鐘，但通過避免錯誤和需要仔細檢查，可以為您節省大量時間。 例如，在您與客戶安排會議的談話之後，您可能會說，“很好。
我會在明天上午10點在你的辦公室與我們見面，我們會一起去看樣品。“
通過電話保留留言板，以便在通話過程中記錄詳情。
這不僅是當時良好的時間管理 ，有助於讓您專注於呼叫，而是幫助您在以後需要查找和/或查看特定對話的詳細信息時進行時間管理。
為您的客戶和客戶提供電子郵件選項
如果他們知道您的電子郵件地址是什麼，他們中的許多人將使用電子郵件與您聯繫，而不是打電話。 確保公司的電子郵件地址在名片和網站上突出顯示，如果有的話。 如果您有他們的電子郵件地址，請發送電子郵件給您當前的客戶和客戶，提及電子郵件選項並將其作為改善溝通的方式。
使用技術來管理您花費的時間接聽電話
至少，您的企業應該有應答機和語音郵件。 用適當的業務腳本進行設置，當你不在辦公室或需要不間斷地工作時，用它們為你回答電話。 然後安排時間每天回复這些電話信息。 在時間管理方面，通過將電話分組在一起，您將獲得寶貴的時間。
如果您正在運行家庭式企業，請獲取單獨的業務電話或線路
您需要有自己的“僅限商務”應答機和/或語音郵件的第二台“僅限商務”電話。 這不僅更專業，而且可以節省您花時間瀏覽郵件並確定哪些郵件與業務相關的時間。
它總是最好有一個人接電話
讓一台機器接機或更糟，自動交互式語音應答（IVR）系統是真正的關閉，當人們不想留言或回電時，這會使您的業務受到影響。 如果在一天中接聽來電時間過長，請考慮聘請接待員或專業的接聽服務人員為您接聽電話。 讓別人去做的成本可能會被生產力的提高和更好的銷售所抵消。
通過您的手機發布常見問題的書面腳本。
如果他們無需搜索答案或在接聽電話時考慮如何回答特定請求，它可為您和您的員工節省時間。
電話提示摘要
請記住，電話應該是一個商業工具，而不是一個侵入性的時間浪費，它控制你的工作日。 根據這些時間管理技巧處理入站電話將幫助您更好地管理時間，提高工作效率，並將您的電話恢復到正確的位置 - 幫助您開展業務而不是運行您。