如何知道你是否有庫存控制問題
有幾種方法可以用來壓力測試您的庫存控制流程。 一種方法是審查最近錯過的貨物給您的客戶。 由於缺乏對現有和可用貨物的了解，是否有任何這些貨物錯過了運輸？
例如，您可能每部分都有100份，而每位客戶要求100份。 但他們不需要你在下個星期之前發貨，所以A部分的每一個都坐在你的倉庫裡。 第二天，另一位客戶打來電話，要求提供100份A部分。您離開辦公室，照顧小企業主需要照顧的其他四千萬件事情，所以您的另一位員工接聽了電話。 另外一名員工檢查並看到A部分中的每一部分都坐在那裡，並將其運送給第二位客戶。 接下來的一周，您需要將A部分的100份發送給第一位客戶，而這不在那裡。
您的小企業可能有庫存控制問題。 重要的是不僅要了解你的小企業在手，還要知道你有什麼可以運送的。 在上面的例子中，當你的一個員工看到你有100個A部分出貨時，沒有任何過程讓她知道這100個分配給另一個客戶。
落地審核
您可以用來壓力測試庫存控制的另一種方法是進行一次一層的審核。 這意味著您走出倉庫地板（或庫房，大廳壁櫥或車庫 - 無論您的小企業在哪裡保存庫存），並選擇一些項目進行計數。
我們將在稍後討論計算多少項目，但是當您完成後，您會將這些計數數字記錄到跟踪庫存的系統中。 這可能是您的WMS（倉庫管理系統）， ERP / MRP （企業資源計劃/物料需求計劃），Excel電子表格，賬本簿或可能是一堆Post-Its。 如果你沒有追踪你的庫存的系統 - 即使它只是一堆郵政 - 你有一個庫存控制問題。
在地板到工作表的審核中，您隨後將您剛剛做的物理計數與您的庫存控制系統認為您的物理計數進行了比較。 同樣，你的目標應該是100％的準確性。 如果您的物理計數數字與您的庫存控制系統認為您的物理計數沒有完全一致，您是否知道為什麼？ 你能採取對策來防止這種情況再次發生嗎？ 一些最受歡迎的原因是數不匹配的：
- 您從供應商那裡收到貨物，但您沒有統計箱子中的零件。 裝箱單不應該被視為100％準確。 打開框併計算內容。 如果您的供應商稱他們向您發送了1,000份零件，而他們僅向您發送了990份零件，並且您沒有發現錯誤 - 您不僅會遇到庫存控制問題，而且最終可能會導致自己的客戶短缺。
- 您將零件運送給客戶，但沒有正確減少庫存。 或者根本沒有。 確保您實時從庫存總量中扣除出貨量。
- 質量問題迫使您從可用的一堆庫存中刪除部分庫存。 但是，您的庫存控制系統無法區分可用和不可用，因此您的系統表示您擁有的數量超過您可以使用的數量。 有能力區分可用庫存和不可用庫存不僅是一個重要功能，可以讓您跟踪質量問題的零件，還可以將庫存分配給客戶，同時保留這些零件庫存。
- 您的產品是否有價值且容易走開？ 一家銷售鐵砧的公司可能比一家出售金幣的公司有更少的偷盜問題。 確保您的庫存控制計劃包含維護產品安全的方法。 並實施循環盤點計劃，幫助您跟踪庫存。
週期盤點程序基礎
循環計數程序是在這些逐層計數期間發生的事情。 循環計數程序是一個過程，通過該程序 ，您可以定期統計零件的百分比，以便在一年內統計所有零件（或至少是所有最有價值的零件）。
您可以將循環計數程序與年度實際庫存結合使用 ，這通常有助於減少這些實物庫存的差異。 一些公司使用周期數而不是年度實物庫存，但我不建議這樣做。
要確定循環計數程序的參數，您需要確定：
- 你需要計算多少個零件？
- 你會在一年的整個過程中對它們進行計數嗎？ 如果不是，你將如何確定截止點？ 通常情況下，公司遵循80-20規則，即80％的庫存價值來自零件的20％ - 因此專注於計算這20％。
- 你多久打一次數？
- 誰來進行點票？ 如果你的公司足夠大，週期計數器應該是一個工作績效與庫存準確度相關的人。 這有助於消除週期盤點過程中任何潛在的利益衝突。 週期盤點是審計 - 而不是工作績效評級工具。
- 計數如何進行？ 地板到工作流程是首選的方法。 應該給循環計數器一個零件號和位置的清單。 櫃檯然後走到地板上併計數。 他不應該知道有多少人會在那裡。 另一種方法是逐頁計數。 這與地板到地板的方法相反。 根據您的庫存跟踪系統，當您將計數器的零件清單及其相應計數發送給您時，這種逐層方法開始。 然後櫃檯檢查貨架上的物理量與系統計數相比較。
通過了解上述循環計數過程因素，您可以構建您的循環計數程序。 例如，如果您有500個零件編號要計數，並且您可以每週計數一次，那麼您可以每週計算10個零件（或每天只有兩個零件）。 到50週年結束時，您將計算所有500個零件編號。 只記得每次計數不同的零件號碼，以避免重複計算一個零件號碼和計算另一個零件號碼。
在此過程中，了解清單數量何時停止很重要。 這就是為什麼一個循環計數器不應該是倉庫主管或庫存控制員。 對於這些員工而言，這是人性化的修補，而不會將潛在問題升級為管理層。 作為小型企業所有者或經理，您需要知道基礎庫存控制流程何時不起作用，因此您可以採取對策來防止下游問題。
解決庫存控制問題
週期盤點計劃與年度實物盤點相結合，對解決庫存控制問題有很大幫助。 循環計數程序有助於識別庫存控制中的不足 ，但您可以通過更改來糾正循環計數程序發現的問題。