查找，記錄和保護您的業務數字內容
這是21世紀，一切都是數字化的，也就是在線。 在您的業務中，您擁有可能沒有想過的數字資產。 這些資產與所有業務資產一樣 ，都很有價值，應該受到保護。
什麼是數字資產？
您的企業擁有資產 - 有價值的東西。 這些資產包括從現金和應收賬款 ，通過商業設備和車輛到土地和建築物等各種資產。
您的會計師可能已將資產的成本和當前價值包含在您的資產負債表中，但可能他們忘記了數字資產。
數字資產是在線存在的資產。 您的某些數字資產可能存在於您自己的服務器上，或者它們可能“在雲端”。 數字資產包括：
- 商業照片 ，你已經創建。 它們可能是您業務或業務流程的照片。 這些都是資產，因為它們可以出售。
- 商業網站或博客 。 內容具有價值，如果有商標，網站的“外觀”可能很有價值。
- 業務流程 （例如在電子表格上），您的員工已經開發並可以復制和銷售。
- 您的業務創建的應用，無論是出售還是自用。
- 電子郵件聯繫人列表和客戶或客戶列表 （包括新聞郵件列表）具有價值，因為它們可以出售。
- 訂閱在線期刊對訂閱的期限有價值。
- 知識產權 -受版權保護的材料，商標或服務標誌（例如貴公司的徽標），專利。 這些資產可能以紙質形式存在，但大多數情況下它們只是數字形式。
- 網上商店中的產品 ，這是您商業庫存的一部分。 他們應該在你的控制之下，即使他們在線存儲。 例如，如果您是亞馬遜賣家 ，那麼這些產品可能位於他們的倉庫中，但您獲得了銷售。
為什麼數字資產很重要？
像您的業務所擁有的所有有價值的東西一樣， 數字資產對您的業務有很大的好處 。
- 您可以在營業稅申報表中申領與購買和使用資產有關的費用。 短期資產（例如供應品）的成本可以立即作為開支，而長期資產（持續至少一年）的成本可以隨時間推移（通過折舊或攤銷）支出。
- 在您擁有這些資產時， 您可以出售這些資產或許可這些資產。
- 資產對投資者或買你業務的人來說很有價值。 某人可能為購買您的業務而支付的金額很大程度上取決於業務資產的價值。
- 一些數字資產（如客戶名單或新聞通訊訂戶名單）在建立商譽方面特別有用。 會計和估值方面的商譽價值是基於這些清單。
- 在線保護會計和員工記錄意味著他們可用於審計 。 沒有會計記錄意味著您可能無法證明費用減免。 沒有員工記錄可能意味著您有被罰款和處罰的風險。
我從哪裡開始保護我的數字資產？
定位和列表。 首先列出所有這些資產的全面清單。
使用上面的列表作為出發點，但要有創意。 想想你在網上或在你的企業服務器上可能有價值的任何東西。 你正在尋找專有的東西（你的企業擁有的東西），沒有其他人擁有並且可能想要購買或者購買的東西。 將這些數字資產視為可能的銷售項目。 如果您購買這家公司，您希望或考慮哪些貴重物品？
建立所有權和價值。 看看你列出的數字資產。 誰擁有它們？ 在保護這些資產之前，必須建立特定的所有權。 例如，您是否可以證明您的公司擁有員工電子郵件或電子郵件列表？ 與律師聯繫，撰寫建立所有權的政策。
雖然可能難以為貴公司的某些數字資產設定具體的價值，但最好早點了解這些價值。
是的，這些數字資產的價值可能會不斷變化，因為您將客戶添加到您的列表或網頁中或者對流程進行更新，但是可以通過評估來設置基準值。 找一個現在可以給你估價的商業評估師 。 對存在的東西進行評估要比對因洪水或火災等災難而被盜或摧毀的東西要容易得多。
如果您有通過Amazon或eBay等在線賣家銷售的產品，請閱讀協議以確保您保留所有權。
創建保護協議。 通過與那些可以竊取他們的人達成協議來保護您的數字資產。 考慮讓員工，客戶和顧問簽署保密協議。 這些協議讓其他人注意到盜用數字資產可能會導致法律訴訟。
註冊您的所有權。 許多數字資產可以被註冊，告訴世界你的所有權。 商業照片，流程以及網站和博客的內容可能受版權保護 。 像徽標和設計等數字資產可以註冊商標。 不要忘記過程的專利 。
規劃未來。 如果你的事情發生了，你公司的數字資產會發生什麼？ 將您的數字資產納入貴公司的協議。 例如，合夥企業擁有的數字資產需要與其他資產一起在合夥協議中進行核算。 如果您有一個小型單人或家族企業，請將這些資產納入您的繼任計劃。
備份！ 找到保護您所有數字資產的備份系統非常重要。 備份備份並不瘋狂; Lifewire建議使用多個外置硬盤驅動器的雙備份系統。 您可能還需要硬盤驅動器備份和聯機備份以確保雙重安全。
最後，建立保護數字資產的協議
現在您已經建立了數字資產管理系統，並將其記錄下來。 為備份和時間表設置特定的正在進行的任務以進行審閱和更新。
您的大部分業務都在線上; 通過保護這些在線數字資產保持良好的嗡嗡聲