安排審計
在您的員工賠償政策到期後，您的員工的賠償保險公司可能會很快啟動審計流程。
您可能會收到您的保險公司的來信或致電您的審計人員的電話。 您指定的審核員應該在方便您的時間安排審核。 日期應該足夠遠，以便您有充足的時間收集審計員需要的信息。 要求審計師向您提供他或她執行審計所需的數據摘要。
請注意，您分配的審計師可能是也可能不是保險公司的僱員。 一些保險公司設有內部審計部門，配備了自己的員工。 其他人將審計職能外包給獨立的審計公司。 無論審計是由保險公司的僱員還是承包商執行，程序都應該是一樣的。
您需要的記錄
審計師在審計政策所涵蓋的時間段內需要各種財務信息。 以下是您可能要求提供的信息類型：
- 會計分類帳
- 稅務表格，特別是表格941和944，雇主聯邦納稅申報表（分別是季度和年度）
- 現金支出記錄
- 支付由獨立承包商提供的服務。 審核員需要確認這些工人不是你的僱員。
- 分包商提供的服務付款
- 你僱用的每個分包商的保險證書
- W-2和1099形式
- 每個工人的工作描述。 確保它準確地描述了工人的職責。
- 您的業務運營描述
- 政策期限的工資核算記錄。 審核員需要核實提供給每個工人的所有薪酬來源（薪金，獎金等）。
- 適用於保單涵蓋的執行官，合夥人，獨資經營者等的工資限制
- 您的體驗評級工作表
收集完必要的數據後，您需要對其進行組織。 將所有薪資記錄（如W-2表格，工資單和加班記錄）放在一起，以便輕鬆獲取信息。 同樣，將與分包商相關的所有信息（包括付款金額和保險憑證）都放在一個地方。 您的努力將得到回報，從而使審計更加方便快捷。
薪資包含哪些內容？
您的工人的補償費用是通過乘以費率乘以工資，然後將結果除以100計算出來的。NCCI和大多數州工人賠償機構都將工資作為報酬 。 這些術語經常互換使用。 兩者都是指您的員工為您的組織提供的服務的貨幣價值。
報酬中包含的費用因州而異。 但是，它們通常包括以下內容：
- 工資總額和工資，包括追溯工資和工資
- 佣金。 這包括工人收到的佣金和任何佣金。
- 獎金，包括股票獎金計劃
- 假期，假期和病假工資
- 加班費。 在除少數幾個州之外的所有國家中，報酬都包括以直線時間價計算的加班費。 例如，假設一名工人的正常小時工資是每小時20美元。 如果工人在加班20小時內支付了600美元，那麼只需支付加班工資的400美元。
- 根據法律規定，社會保險，醫療保險或養老金計劃可能已扣除員工薪酬
- 除工作時間以外，向工人支付工資。 例如計件，利潤分享或激勵計劃。
- 工人用於執行工作的手工工具或手持式電動工具的付款或津貼
- 提供給員工的公寓或房屋的租金價值。 此外，工人收到的其他住宿和膳食的價值作為其工資的一部分
- 從工人退休總額，自助餐廳或儲蓄計劃中扣除的工資
- 沒有保險的分包商僱員的工資單（見下面的評論）
什麼排除在工資單上？
當計算薪資時，通常會排除一些成本，用於評估員工的薪酬保險。 雖然這些因州而異，但它們通常包括以下內容：
- 員工收到的小費和其他小費
- 遣散費（除工作時間以外）
- 從雇主購買商品的折扣
- 報銷業務費用
- 支付積極的軍事責任
- 統一津貼
分類
審計師的主要任務之一是確保被保險業務的適當分類。 工人薪酬分類系統旨在對企業進行分類，而不是對個別員工進行分類。 審核員將審核貴公司的業務，以確定您的保單上列出的基本分類是否正確。
基本分類是最能描述您整體業務的分類。 這通常與管理分類（分配最多工資的分類）相同。 例如，假設您經營一家機械加工廠。 一些員工使用車床，而其他人則使用鑽床或沖壓機。 員工執行的具體活動可能因工作人員而異。 但是，它們都適合您的基本分類，Machine Shop。
一些員工可能會執行需要單獨分類的任務。 例如，你的機械車間僱用一名文員，他在離其他工作人員不遠的封閉辦公室工作。 該員工可能會被分配文員辦公室員工而不是機器商店。
工人賠償分類系統非常複雜。 您的審核員可能會以您不了解或對您無意義的方式重新分類您的業務。 在這種情況下，請向審計員解釋。 如果您仍然對變更感到困惑，請向您的代理或經紀人尋求幫助。
與審核員會面
為進行審計，審計師需要與貴公司或貴公司值得信賴的代表見面。 如果您將此任務委託給其他人，請確保他或她：
在與審核員會面時，您或您的指定人員應該合作並儘可能回答審核員的問題。 不要提供沒有要求的信息。
像許多企業一樣，貴公司可能會聘請一家外部簿記公司來處理您的會計和就業職能。 您的簿記員是否應該代表您進行審核？ 答案是不。 您的簿記員可以向審計員提供他或她需要執行審計的財務記錄。 但是，審計員需要訪問您的場所進行實物審計。
分包商
許多州都有法律規定僱用沒有保險的分包商的承包商承擔責任。 如果您的企業以承包商身份運營並將工作分包給其他人，這些法律將適用於您。
例如，假設您的公司ABC Construction聘請了一家名為P＆J Plumbing的分包商來為您正在翻修的建築物進行管道工作。 一名P＆J員工在工作中受傷，並試圖提出工人賠償要求。 但是，寶潔沒有購買工人賠償保險。 在大多數州，受傷的工人可以根據您的工人的補償政策尋求福利。
法律要求保險公司為未投保的分包商的員工提供福利。 因此，您的審計師將審核您的稅務文件，並尋找分包商發給的1099份表格。 他或她會檢查你是否從你僱用的每個分包商處獲得了保險證書 。 如果您聘請的任何分包商沒有提供工人賠償保險的證據，則審計員將向您收取該承包商保險範圍的額外保費。
針對未投保的分包商收取的費率取決於分包商所執行的工作類型。 例如，如果分包商執行屋面工程，則將使用適用屋面分類的比率。 費率將適用於分包工作的全部或部分費用。 如果您向分包商支付的款項僅用於分娩，則全部費用（除以100）將用作保費的基礎。
承包商與分包商
如果您的企業不是承包商，您是否對您僱用的獨立承包商的員工受到的傷害負責？ 答案一般不是。 承包商經營獨立於您的業務。 因此，承包商負責為其受傷員工提供工人補償福利 。
例如，假設你擁有一家零售店。 你僱用一個地板承包商Fabulous Flooring來撕掉你店裡的一個舊地板，然後換一個新的地板。 你勾勒出你想要的結果（一個新樓層），Fabulous完成這項工作。 一位出色的主管監督地板工人。 主管設定工作時間表並指示員工如何執行工作。 如果一位Fabulous員工在安裝新地板時受傷，Fabulous（而不是您的公司）應對該員工負責。
在某些情況下，公司可能要為獨立承包商的員工受傷承擔責任。 因此，你應該堅持你僱用的所有獨立承包商提供的證據表明他們已經購買了工人賠償保險。