這是一個典型的場景：
例
Elite Estates擁有多家商業物業，其中包括名為Verdant Villas的公寓。 Elite Estates的經理Elliot認為這個綜合體看起來有點骯髒。 他決定建築物可以使用一層油漆，並聯繫一位名為Pro Painting的油漆承包商。
Elliot準備了一份合同 ，概述了油漆承包商必須滿足的一些條件才能被錄用。 一個重要的要求是責任保險 。 專業繪畫必須保持商業一般責任政策 ，每次出現限額為100萬美元，總限額為200萬美元。
Pro Painting的老闆彼得簽署了合同。 但是，在Peter向Elliot提供責任保險證書之前，他的公司不能進行任何繪畫工作。 該證書將驗證Pro Painting是否具有合同中指定的責任範圍。
保險證書通常由保險代理人或經紀人提供 。 大多數是以標準格式發布的。 雖然它們通常用作責任保險的證據，但它們也可以用作其他類型保險的證據。 例如，建築物業主可能需要向貸方出示財產保險證書。
單獨的證書表格用於財產和責任保險。
信息提供
標準責任證書包含一般責任， 汽車責任 ， 總括責任和工人賠償/雇主責任的單獨章節。 責任證書包含下面列出的信息類型。 在此列表中，“被保險人”是指被要求提供證書的人或公司。 合格證持有人是已經申請證書的人或公司。
- 被保險人的姓名和郵寄地址
- 被保險人的保險代理人的姓名和郵寄地址
- 可以回答問題的保險機構的個人姓名和聯繫信息
- 每個保險公司的名稱及其NAIC號碼（由全國保險委員會指定的識別號碼）
- 根據保險類型簡要描述被保險人的保單和提供的限額。 例如，“ 一般責任”部分列出了被保險人責任政策提供的六個單獨限制。 它還表明被保險人的保險範圍是否適用於索賠製或基於事件 。
- 如果被保險人購買了商業汽車責任保險 ，該證書應說明保單涵蓋的汽車類型。 選項包括“任何汽車”，“全部擁有汽車”， “租用汽車 ”，“定期汽車”和“ 非自主汽車 ”。
- 如果被保險人有保險保單 ，證明應該顯示它提供的限制。 它還應說明覆蓋範圍是否適用於索賠製或基於事件。
- 由於州法律確定了向受傷工人提供的福利，所以沒有限制工人的報酬範圍 。 但是，應該列出雇主責任保險的限額。
- 描述被保險人正在執行的操作
- 證書持有者的姓名和地址
- 一份聲明，概述保險公司的義務（如果有的話），通知證書持有者被保險人的保險是否被取消。 這個問題在下面更詳細地解釋。
額外保險狀態
許多商業合同要求被保險人根據被保險人的責任政策將合格證持有人作為附加被保險人。
在這種情況下，合格證持有人可能要求在證書上聲明確實將其作為被保險人的責任保險。
在上面列出的Elite Estates情景中，假設Elite和Pro Painting之間的合同要求油漆公司根據Pro Painting的責任政策向Elite Estates承擔額外被保險人的責任。 由於Elite Estates的額外保險狀態是合同的要求，Pro Painting必須遵守。 Pro Painting的保險代理人必鬚根據Pro的責任政策要求背書 ，將Elite列為額外受保人。
一些責任政策包含的語言自動包含某些當事方作為額外的保險人，而不需要背書。 例如，假如Pro Painting的政策涵蓋了Pro Painting執行操作的任何個人或組織，如果Pro Painting已經在書面合同中同意將該方作為被保險人進行投保，則該政策涵蓋了被保險人。 Elite Estates符合此描述。 因此，它應該作為附加被保險人自動承保。
證書不是一個認可
假設您已被要求向XYZ Inc.提供責任保險證書。您還被要求將XYZ Inc.列為您的責任保險條款下的額外受保人。 您的代理人簽發證書，聲明XYZ Inc.是您的保單項下的額外受保人。 但是，您的代理人忽視向保險公司申請額外的保險背書。 您的政策不包含任何自動附加保險措辭。 沒有人注意到這個錯誤。
六個月後，XYZ Inc.因您的疏忽而被起訴，並要求您承擔責任保險。 根據證書中的聲明，XYZ是否會被作為額外的被保險人？ 答案可能不是。 證書不是認可的。 它不會改變政策。 如果證書中描述的覆蓋範圍未包含在策略中，則不太可能提供覆蓋範圍。
取消通知
直到2009年，用於頒發責任保險證書的標準表格包含一項政策取消條款。 該條款規定，如果證書中列出的任何保單在其有效到期日期之前被取消，保險人將“盡力”通知證書持有者指定的天數。
許多證書持有人認為，如果保單持有人的賠償責任政策在到期日期之前取消，這一措辭將確保他們能夠得到通知。 然而，許多證書持有人在取消政策時沒有得到通知。 為什麼？ 保險公司遵守保單中的取消條款 。 根據標準賠償責任政策，只有“你”（ 被指名的被保險人 ）在保單被取消時才會收到通知。
目前用於責任保險證書的表格指出，如果證書中列出的任何保單中期取消，通知將按照保單條款提供。 換句話說，只有當保單聲明他們將被通知時，額外的保險人才會提供取消通知。
州法律
最後，許多州頒布了旨在標準化證書使用的立法。 這些法律禁止使用包含虛假或誤導性信息的證書。 包含這些信息的證書無效。