為什麼用現金支付是一個壞主意
儘管以現金支付員工和獨立承包商並非違法，但由於許多原因，這不是一種好的商業慣例。 一些企業使用現金支付員工以避免支付工資稅 ，一些員工要求以現金支付以逃避所得稅。
本文討論與所得稅，工資稅和其他稅務有關的法律和稅務問題以及聯邦法律 。
向員工支付現金時的工資和稅收問題
- 雇主必須從員工工資中扣除工資稅（聯邦和州所得稅和FICA（社會保障/醫療保險）稅）;
- 雇主還必須向國稅局報告並支付這些工資稅，包括僱員和雇主部分的FICA稅
- 其他僱傭稅必須支付給員工的收入 ，包括失業稅和國家工人賠償基金的支付
- 雇主每年必須以W-2表格報告員工收入。 這包括現金收入。
- 雇主必須使用表格I-9或電子驗證系統驗證新僱員工的工作資格 。 這種驗證將僱員納入聯邦制度，如果這些僱員以現金支付，機構交叉檢查可以通過現金支付來揭露企圖避免工資稅的情況。
現金支付對員工的影響
註冊會計師蓋爾羅森說，這是關於支付員工現金：
非法用現金支付工人可能會導致嚴重的問題，除了稅收問題。 當一個工人“不在書上”時，你可能突然產生真正可能造成災難性後果的或有負債。
如果一名工人在工作中受傷並登陸醫院，他們會被問及是否在工作中受傷。 如果受傷工人回答是，那麼他們將受到工人賠償。 如果因為用現金支付工資而沒有支付工人的報酬，那麼你會遇到嚴重的麻煩。 沒有付給國家殘疾和失業基金的情況也是如此。 例如，如果你解雇了工人併申請失業，那麼你將會讓審計人員敲你的門。
向兒童，配偶或家庭成員支付現金
在您的企業工作的18歲以下兒童的工資與其他員工一樣，需要繳納相同的預扣稅，工資稅和就業稅。 如果你僱用自己的孩子，他們可能不需要繳納FICA稅，但他們的工資必須報告給IRS。 了解更多關於聘用你的孩子為僱員的信息。
僱用你的配偶或其他家庭成員為你的企業工作並以現金支付也可能剝奪這個人的社會保障福利。
上述所有其他問題，包括您負責報告和支付工資稅的法律責任，均適用。
向獨立承包商支付現金
許多企業支付合同工（臨時工，暑期工，雖然支付給獨立承包商的問題少於員工問題，但有兩個問題值得注意：
如果您希望將這些現金付款作為您的營業稅申報表中的費用扣除，則向供應商和與您開展業務的其他人進行的現金支付仍必須經過證實。 即使少量現金付款也應通過小額現金基金和適當的文件支付。