良好的辦公室管理有利於您的底線
1.建立辦公室管理程序並堅持下去。
例行任務需要例行程序，如果你想保持組織並保持事情順利進行。
設置處理文書工作和辦公系統的例程。 例如，如果可能的話，進入辦公室的每張紙都應該處理一次，採取行動並提交，而不是隨便堆放在辦公桌上。 同樣，如果可能的話，數字通信如電子郵件應該被優先考慮，並立即採取行動或標記為未來的行動。
辦公系統（包括台式機，筆記本電腦，文件服務器，多功能打印機和移動設備）將需要管理和應急程序。 當系統崩潰或與計算機相關的設備出現故障時，辦公室中的每個人都需要知道應該打電話給誰以及不能做什麼（如自己試著解決問題）。 了解保護關鍵業務數據的3個步驟。
2.明確劃定的職責。
良好的辦公室管理取決於人們知道誰對什麼負責 - 這是負責任的人完成任務。
例如，如果您的小企業的採購由任何人完成，會發生什麼？ 你需要時能找到打印紙嗎？ 讓一個負責訂購所有設備和耗材的人員解決問題並保持順暢運行。 讓員工通過電子郵件向指定人員索取任何物資需求，或在顯眼的地方張貼手寫清單，供人們添加所需物品。
這與（電腦）系統管理一樣。 您需要有一位負責您計算機系統安全的人員，並跟踪諸如帳戶，密碼和軟件之類的內容。 對於辦公應用程序使用基於雲的系統 ， 會計軟件和數據存儲是小型企業的理想解決方案，但您仍然需要分配一位可信人員來執行管理任務，例如添加/刪除用戶，分配權限等。
3.保持記錄 - 並保持您的業務記錄更新。
保持記錄聽起來是良好的辦公室管理中最簡單的部分 - 直到您考慮到需要保持這些記錄的可訪問性和更新性。 但做一名優秀的辦公室經理的第一條規則將幫助你掌握這一點; 使更新記錄成為辦公室常規。 例如，當您獲得新客戶或客戶時，只需要一點時間就可以將他輸入聯繫人數據庫。 然後，在您通過電話與他交談之後，只需要另外兩個或兩個時間來更新記錄。
（也請注意，大多數司法管轄區都有規定處理客戶信息的隱私法案。）
4.通過你的辦公室散步，坐下。
你的辦公室是空間管理還是空間管理不善的例子？
當你走過辦公室時，你是否必須繞過障礙物或冒險絆倒某些東西？
當你坐在辦公桌前時，你真的可以舒適地工作嗎？ 事情在邏輯上是否安排妥當，以便你在桌子上最常用的東西最接近於手？
如今，辦公室裡擠滿了許多東西，從打印機支架到文件櫃 。 為了實現良好的辦公室管理，您需要確保辦公室中的所有東西都以最高的效率安排，並確保最大的安全性。 小型或家庭辦公室設計的基本知識為安全滿足辦公空間的電力，照明和通風需求提供了技巧。
5.安排枯燥的工作。
推遲你不喜歡的事情是很容易的，大多數商務人士不喜歡提交 ，運送和接收，或記賬 - 甚至是辦公室經理。
不幸的是，一個辦公室，如廚房，沒有完成任務就無法正常工作。
如果你是一個小企業主 ，無法將你認為無聊或不愉快的工作分配給別人，那麼你可以每周安排一次時間來強迫自己定期到達。 例如，以一個早上或下午為例，花費很少的電話 ，返回非優先電子郵件查詢， 發布社交媒體 ，趕上會計或更新記錄。
6.代表和外包。
在一個完美的世界裡，每個人只會做他或她有時間做的事情，做得很好。 由於這個世界並不完美，相反，很多人都在做一些他們沒有時間或才能去做好的事情。
委託和外包不僅可以改善小型企業的辦公室管理，還可以讓您專注於自己的才能，從而改善您的收益。 兼職或虛擬助理可能能夠處理您的許多辦公或管理任務。 有關委派的更多信息，請參閱決定委託 。
7.制定商業計劃優先。
許多小企業主花了他們的日子表演和反應 - 然後想知道他們為什麼似乎在旋轉車輪。 商業計劃是良好辦公室管理的重要組成部分，需要成為日常辦公室管理日常工作的一部分。
成功的小企業主每週都會花時間進行商業計劃，而且許多人使用日常商業計劃會議作為目標設定和增長的工具。
這本商業規劃指南是一本很好的入門書籍，可幫助您進行商業規劃工作; 它為您的小型企業製定了業務規劃框架，並提供資源，包括撰寫願景聲明和設定業務目標的規則。
如果你有工作人員，可以正式或非正式地參與商業計劃 。
你會愛上差異
不要讓混亂干擾做生意。 一旦開始應用良好辦公室管理的這七項原則，您會對辦公室管理所帶來的差異感到驚訝 - 以及您做了多少業務。
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