每年，雇主都需要向員工發送一份報告，顯示他們的總工資和扣除額，因此員工可以在他們的所得稅申報表中包含這些信息。 這些報告還必須提交給社會保障局。 這份報告是W-2表格。
在準備並發送W-2表格給員工和社會保障局之前，請按照以下步驟確保一切順利。
01 - 確保您正確地將員工分類為員工
員工是一位在雇主指導下工作的工人。 一般來說，任何為組織提供服務的人都是員工，只要組織能夠控制將要完成的工作以及如何完成工作。
另一方面， 獨立承包商是向另一個人或企業提供服務的個人或企業。 獨立承包商是獨立的業務實體，不被視為員工。 獨立承包商的一些例子是顧問，代理或經紀人。 獨立承包商的工作往往是附帶的或對業務不重要; 例如，清潔服務，工資處理器或IT服務。
閱讀更多關於將員工分類為員工或獨立承包商的信息 ，並諮詢就業律師尋求幫助。
02 - 檢查當年的分銷和備案日期
W-2過程涉及兩個步驟。 第一步是將W-2表格分發給員工。 第二步是向社會保障局提交這些表格。 （SSA）
向員工分配和向SSA提交申請的截止日期是次年1月31日。 這是SSA提交文件的最後期限，旨在幫助避免稅務欺詐。 閱讀更多有關W-2和1099截止日期的信息。
確保你在1月初給員工提供他們的表格，以便他們有時間審查他們，以防止出現錯誤。
03 - 檢查員工W-4表格
雇主必須隨時為所有員工提供W-4表格 。 W-4表包括確定員工的聯邦所得稅扣繳金額所需的信息，使用婚姻狀況，家屬人數和任何額外的扣繳金額。
W-4表格必須在僱用期間完成，並且在任何時候員工希望進行更改。 如果員工的個人信息（包括婚姻狀況和家屬人數）發生變化或員工地址發生變化，員工應更改W-4表格。 員工也可以隨時更改W-4表格以更改預扣金額。
每年年底前，雇主應要求所有員工查閱W-4表格以確保個人信息的準確性。
確保員工掌握W-4表格的準確和最新信息將有助於您準備和分發W-2表格。
04 - 收集W-2表格的工資信息
首先，你將需要一些有關貴公司的基本信息，用於所有W-2表格：
- 貴公司的雇主ID號碼
- 業務的名稱，地址和郵政編碼
- 還有貴公司的州稅號
然後，您需要收集有關每個員工的信息，包括個人信息和工資單信息：
05 - 回顧W-2處理 - 如何創建W-2？
如果您的公司是薪資處理新手，或者您的薪資情況最近發生變化，那麼最好審查查找，完成並向員工分發年終報告的過程。 您可以從辦公用品商店，註冊會計師，稅務或會計軟件或國稅局獲取W-2表格 。
注意：您不能從IRS或互聯網上的其他地方下載W-2表格。 W-2表格的副本A採用特定顏色的紅色墨水，不能重複。 您必須向社會保障局（這是您在2月底保存並存檔社會保險局的副本）提交副本A的具體國稅局表格。
以下是準備W-2表格的一些選項：
- 使用會計軟件 。 如果您只有少數員工並使用會計軟件，則可以購買附加軟件來使用此軟件準備W-2表格。
- 使用稅務準備軟件。 如果您使用其中一種常見的稅收準備軟件程序（聯機或桌面版本），並且購買了此軟件的商業版本，請檢查是否包含W-2處理。 Shirley Elmblad，財務軟件指南，有一篇關於稅務軟件評論的文章
- 使用購買的W-2表格 。 主要的辦公用品公司已經預先印製了W-2表格供CD上的軟件使用，這些表格可以手動輸入這些表格的信息並在打印機上打印出來。
無論用於完成和印刷W-2表格的方法都應該有W-3傳輸形式 。
06 - 決定如何向員工分發W-2表格
一旦你創建了W-2表格，你的下一個決定就是如何將它們分發給員工。 請記住，W-2表格向員工分配的最後期限是納稅年度後一年的1月31日。 例如，被要求分發2016年納稅年度W-2的雇主必須在2017年1月31日之前分發。
您有兩種選擇將印刷的W-2表格分發給員工：郵寄或親自將其分發給員工。 如果員工親自拿起W-2表格，您可能希望讓員工簽署表格，以避免問題發生。
07 - 在將W-2表格發送給員工之前檢查是否存在錯誤
為了盡量減少問題並重新發送W-2表格，請使用此清單檢查W-2表格是否存在錯誤。 常見的W-2錯誤包括使用錯誤的年份表格，未能包含信息，將信息放在錯誤的框中，以及最大限度地阻止社會保障預扣。
08 - 處理員工對重複的W-2表格的請求
員工經常錯過或失去W-2表格，他們可能會到您的薪資部門索要W-2表格的副本。 在您分發W-2表格之前，請考慮您將如何處理這些請求：
- 如果您已在內部打印表格，您可以簡單地重印W-2表格並將其發送給員工或郵寄給員工。
- 如果表格是由外部發薪服務準備的，他們可能會向您收取重印和郵寄表格的費用。 您可能需要向員工收取第一份重複表格，或者在一年內收取第二份重複費用（發生這種情況！）。
無論您決定什麼，將重複表單的政策傳達給員工是一個不錯的主意。 對重複表單收取費用似乎極端，但可能會減少您必須處理的丟失表單數量。
09 - 向社會保障局提交W-2和W-3表格
在您決定如何準備W-2表格並向員工分發這些表格（到納稅年度的下一年的1月31日之前）後，您的下一個決定是確定如何向社會保障管理局（SSA）提交這些表格， 。
所有W-2表格必須與社會保障局一起提交，並附上W-3表格 。 提交這些表單的兩個選項：
- 您可以在社會安全網站的商業服務在線部分進行在線申請。 您必須先註冊，然後在線填寫適當的表格。 如果您通過BSO在線提交文件，則不需要包含W-3表格。
- 您也可以將填好的W-2表格和表格W-3一起郵寄給社會保障局。
這裡有更多關於如何準備W-3表格的信息 。
10 - 檢查國家W-2表格分發規定
當您為員工填寫W-2表格時，該表格的一部分（副本1）被指定提交至員工工作的州。 如果員工在多個州工作，則必須向每個州提交一份W-2表格副本。
每個州對提交W-2表格和任何傳送表格都有不同的要求。 請諮詢您所在州的稅務機關或州稅務部門，以了解該州的要求。
更新：許多州符合新的1月31日提交W-2s與SSA的最後期限。